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Nadie sabe qué es una PMO

Autor: Pablo Soneira. Quint.

Nadie sabe qué es una PMO o dicho de otra forma, no existen dos PMO iguales. Ni siquiera se denominan de la misma forma: Oficina de Gestión de Proyectos/Programas/Portfolio, Oficina de Dirección de Proyectos/Programas/Portfolio, Oficinas Técnicas, Oficinas de Gestión de Servicios…

Pero todas ellas comparten el mismo objetivo, saber lo que pasa en los proyectos que están dentro del ámbito de la PMO, para poder mejorar y que éstos alcancen sus objetivos.

Una PMO es…

Si buscamos en nuestra base de conocimiento información sobre el significado de una PMO, encontramos definiciones muy generales:

“Una PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas” (PMI – PMBOK 5ta edición)”.

Incluso mi propia definición:

“PMO: Gestión homogénea de proyectos, para lograr un beneficio para la organización.”

En la práctica, cuando queremos definir lo qué es una PMO los verbos más repetidos son:

  • Asegurar.
  • Coordinar.
  • Garantizar.
  • Gestionar.
  • Controlar.
  • Mejorar.
  • Optimizar.
  • Facilitar.

Tener una PMO no garantiza el éxito de los proyectos, pero debe ayudar a conocer las causas de los fracasos para poder mejorar.

Tipos de PMO

Existen muchas tipologías de PMO y dentro de ellas se pueden realizar muchas funciones, poniendo el foco en diversos asuntos de gestión: esfuerzos, cronograma-hitos, riesgos, calidad de procesos y de producto… y no todas se adaptan a las necesidades de mi organización, ni a su situación real. Todas las PMO son diferentes y todas las piezas tienen que encajar.

Para poder establecer un marco de trabajo sobre las PMO, podemos establecer diversos tipos de PMO.

1 – Alcance

En primer lugar, en función del propio concepto de proyecto: ¿Qué es un proyecto para la PMO? ¿Cuál es su ámbito y alcance? Tenemos proyectos personales, operaciones de negocio, desarrollo de TI, desarrollo de infraestructuras, etc. Para toda esta tipología de proyectos, debemos identificar el punto de inicio y el de fin de cada proyecto.

Estas dos características de los proyectos nos van a servir de aproximación para poder identificar las funciones que debe realizar la PMO dentro de todo su catálogo de servicios.

Una PMO alcanza su máxima expresión cuando gestiona proyectos completos dentro de la organización, desde que nace la idea/oportunidad, hasta que se verifica que ha cumplido los objetivos por los que el proyecto fue creado. Es decir, cuando ayuda a cumplir los objetivos estratégicos de la empresa.

2 – Madurez

La segunda gran tipología de PMO la establecemos en función de la madurez de la organización y de los procesos seguidos por los proyectos. Partiendo de la gestión de los elementos más sencillos, hitos principales o riesgos, podremos ir ampliando el alcance de la PMO hacia la gestión de productividad o calidad de los proyectos.

Pasito a pasito, una PMO es como una cebolla, según vamos obteniendo mayor madurez en nuestros procesos, seremos capaces de añadir más capas a la PMO.

3 – Influencia

Por último, podríamos catalogar a las PMO en función de las actividades que deben realizar o del grado de control e influencia que va a tener sobre los proyectos:

  • “Pepito Grillo” – Apoyar, consultivo, informar, consejero, ayuda…
  • “F.B.I.” – Revisar, controlar, vigilar, cumplimiento, seguimiento…
  • “Gobierno” – Dirigir, administrar, conducir, …

Grábate a fuego que una PMO…

Una PMO puede gestionar diversos aspectos de los proyectos: tiempo, alcance, costes, requisitos, productividad, calidad… pero no siempre de la misma manera.

Pon una PMO en tu vida, aunque seguramente no sea como la del vecino