Visualiseer, analyseer en optimaliseer processen aan de hand van datagedreven inzichten.

Process Mining als versneller van uw digitale transformatie

Er zit altijd een kloof tussen hoe organisaties denken dat een proces verloopt en hoe het daadwerkelijk gaat. De procesrealiteit blijkt doorgaans verre van optimaal te zijn – maar biedt tegelijkertijd dus kansen op optimalisatie. Met Process Mining visualiseert en analyseert u via een datagedreven methode uw proces. Aan de hand daarvan kunnen we het proces optimaliseren. Wat is Process Mining precies? Wat zijn de voordelen? En hoe werkt het?

Het digitale transformatietempo van organisaties wordt met de dag hoger. Een groeiend aantal processen binnen uw organisatie vindt digitaal plaats en de hoeveelheid data stapelt zich op. Gevolg? Het werk binnen uw organisatie kan verschillende wegen nemen en tegen opstoppingen aanlopen, waardoor het proces onnodig veel geld en tijd kost. Quint ziet in de praktijk bijvoorbeeld dat een groot deel van de IT-capaciteit wordt ingezet voor repeterende handelingen die eenvoudig zijn te automatiseren. Process Mining helpt u om digitaal te transformeren. Zodat u die onnodige geld- en tijdsinvesteringen voortaan in uw corebusiness kunt steken.

Wat is Process Mining?

Process Mining is een datagedreven methode waarmee u processen kunt visualiseren en analyseren met behulp van speciale software. Daarbij wordt big data geanalyseerd aan de hand van gespecialiseerde algoritmes, waardoor u patronen en trends in een proces kunt identificeren. Het achterliggende idee van Process Mining: er zit altijd een kloof tussen hoe organisaties dénken dat een proces verloopt en hoe het daadwerkelijk gaat. Process Mining geeft inzicht in de procesrealiteit door het proces overzichtelijk in kaart te brengen. Daardoor zijn we in staat om complexe processen te doorgronden en afwijkingen in het proces snel te identificeren. Op basis van deze afwijkingen ten opzichte van de ‘happy flow’ kunnen we uw proces optimaliseren.

De voordelen van Process Mining

Wat heeft u als organisatie aan Process Mining? Om dat te kunnen uitleggen, trekken we de parallel met een navigatiesysteem. Net zoals een auto op de weg volgt ook een proces in uw organisatie een bepaalde route. Process Mining kan niet alleen de snelste route berekenen. Het geeft u ook inzicht in de actuele ‘verkeersdrukte’ én laat u live de route aanpassen door real-time te tonen hoe u deze verkeersdrukte vermijdt.

Process Mining is daardoor the way to go voor het datagedreven analyseren en optimaliseren van processen. Gestroomlijnde processen zorgen ervoor dat u als organisatie slimmer, sneller en voordeliger kunt werken. Waardoor medewerkers met meer plezier naar hun werk gaan omdat ze efficiënter kunnen werken en daardoor beter kunnen doen waar ze echt goed in zijn. Een logisch gevolg is bovendien dat de klanttevredenheid toeneemt omdat u dienstverlening verbetert.

Hoe werkt Process Mining?

Dankzij Process Mining hoeft u niet langer in de weer te gaan met whiteboards en post-its om het onderliggende proces te visualiseren, of interviews te houden met stakeholders die allemaal hun visie op het proces geven. Process Mining is juist een technologiegebaseerde aanpak die de uitdagingen van procesoptimalisatie elimineert door dit soort oude technieken overbodig te maken. Process Mining valt binnen de unieke Process Excellence-aanpak die wij hanteren. Deze aanpak is gebaseerd op de best practices uit het vakgebied en de talloze Process Excellence-projecten die succesvol door ons zijn afgerond. Process Excellence bestaat uit de volgende vier stappen:

1. Collect: het verzamelen van de procesdata

We beginnen met het verzamelen van de zogeheten procesdata, die iets zeggen over de weg die het werk heeft afgelegd. Dat kan bijvoorbeeld door rechtstreeks te koppelen met uw bronsystemen via de beschikbare API’s, maar we kunnen de gegevens ook importeren via Excel. Belangrijk is dat de gegevens zijn voorzien van auditlogs van de cases, die een uniek nummer, de activiteiten en de timestamps van elke activiteit moeten bevatten. Deze gegevens importeren we in een Process Mining-tool (bijvoorbeeld van Celonis). Daarna bouwen we een datamodel, waarin wordt bepaald hoe de data wordt gestructureerd.

2. Discover: verkennen en analyseren

Is alle data ingeladen en hebben we het datamodel gebouwd? Dan kunnen we beginnen met analyseren. Om de parallel te trekken met een navigatiesysteem: hiervoor onderzoeken we waar al het werk is begonnen, welke afslagen het heeft genomen en waar het werk stopt. Daardoor kunnen we precies blootleggen waar de opstoppingen ontstaan en welk werk niet de zogeheten ‘happy flow’ aflegt. Oftewel: we zetten procesdata om in bruikbare informatie. Aan de hand van deze inzichten kunnen we het transformatiepotentieel van een proces identificeren. Waar moeten aanpassingen worden gedaan om het werk te stroomlijnen? Dit potentieel stellen we vast door het proces te meten en af te zetten tegen de marktstandaard.

3. Improve: verbeteren van het proces

We kunnen nu het proces gaan verbeteren. Omdat dit veranderingen in een organisatie teweegbrengt, worden alle aanpassingen vanzelfsprekend eerst uitvoerig besproken met de klant. Verbeteringen die we bijvoorbeeld kunnen doorvoeren, zijn standaardisatie of automatisering. Laten we daarvoor eens kijken naar IT service management. Bij standaardisatie kan onder meer de manier waarop men een storing meldt worden gestandaardiseerd. Kiest de organisatie voor automatisering? De storing wordt dan automatisch gemeld, van de juiste informatie voorzien en aan de meest relevante oplosgroep gehangen.

4. Monitoring: meten van verbeteringen

Last but not least volgt de monitoring-fase. Daarin wordt het effect van verbeteringen door ons gemeten. Wat is bijvoorbeeld de impact op de doorlooptijd van het proces? En op de klanttevredenheid? Het wordt allemaal duidelijk aan de hand van de KPI’s die we vooraf hebben gedefinieerd. Daarbij kunnen automatische triggers worden uitgestuurd: haalt een KPI een bepaalde waarde? Dan ontvangt u automatisch een notificatie van de verbeteringen in het proces.

Process Mining is een continu proces

Process Mining houdt niet op na de eerste cyclus, net zo min als een navigatiesysteem klaar is na de initiële presentatie van de route. We blijven real-time meten, onderzoeken welke verbeteringen er mogelijk zijn én naspeuren welk effect die verbeteringen hebben gehad op het proces.Door dit continue proces bent u als organisatie in staat om blijvend datagedreven te transformeren.

“Gestroomlijnde processen leiden tot slimmer, sneller en voordeliger werken.”

Verkort doorlooptijden en identificeer kansen voor automatisering.

Verhoog de efficiëntie door knelpunten en bad-practices op te sporen.

Haal sneller, slimmer en meer waarde uit uw processen.

Waarom Quint?

Quint is een internationaal advies-, opleidings- en technologiebedrijf​.​ ​We ondersteun​en ​organisaties bij het ontwerpen en implementeren van hun digitale transformatie. ​Hierbij versnellen en verankeren​ we​ transformaties door mensen, processen, technologie en leiderschap met elkaar te verbinden. We hebben ervaren experts die Process Mining-trajecten en bijbehorende digitale transformaties kunnen begeleiden. We hebben de beste technologie om de processen te visualiseren, optimaliseren en controleren. Onze projecten zijn turnkey: verzamelen van data, visualiseren, analyseren, realiseren van verbeteringen en real-time monitoren voor continue optimalisatie, Quint heeft alle onder één dak. Onze Process Excellence-aanpak is gebaseerd op de best practices uit het Process Mining-vakgebied en inmiddels geïmplementeerd bij tal van organisaties.

Meer Enterprise Automation

White Paper

White Paper – Lean IT Service Management, een richtlijn voor transformatie

Lees meer

Artikel

Academy

Lees meer

Technology

Celonis

Lees meer

Artikel

Service Automation: De extreme behoefte aan gebruiksgemak

Lees meer

Artikel

De toegevoegde waarde van Service Management voor DevOps

Lees meer

Artikel

Snel en efficiënt applicaties ontwikkelen met Low-Code, waar moet u op letten?

Lees meer

Contact met Quint

De Oude Molen 1, 1184 VW, Amstelveen, +31 20 305 3700 of stuur ons een bericht.

Contact form (NL region)

Lees ons privacy beleid om te begrijpen hoe we uw gegevens verzamelen en beschermen.