Hoe je met Lean Portfolio Management je organisatie beter bestuurbaar maakt

Veel organisaties hebben een duidelijke strategie geformuleerd. Maar hoe koppel je die strategie aan de uitvoering? Lean Portfolio Management helpt om de strategie concreter te maken en de organisatie beter bestuurbaar te maken. Door strategische initiatieven kleiner te maken, wordt de wendbaarheid vergroot en de doorlooptijd verkort. Zo komen de belangrijkste initiatieven tot uitvoering en zijn de strategische doelstellingen eerder binnen handbereik.

Een andere aanpak voor Portfolio Management

Organisaties moeten zien te overleven in tijden van snelle veranderingen. Klanten hebben steeds veranderende wensen, wet- en regelgeving stelt eisen aan de bedrijfsvoering en organisaties moeten inspelen onverwachte gebeurtenissen, met COVID-19 als meest recente voorbeeld. Daarbij lopen veel organisaties tegen een aantal uitdagingen aan.

  • De geprioriteerde projecten hebben vaak geen duidelijke verbinding met de strategische doelstellingen. Dat kan komen doordat businesscases niet worden beoordeeld op de strategische doelstellingen of de doelstellingen zijn zo algemeen dat het altijd te verdedigen is dat een bijdrage wordt geleverd (bijvoorbeeld ‘hogere klanttevredenheid’).
  • Projecten & programma’s lopen lang, waardoor deze niet eenvoudig af te breken zijn.
  • Nieuwe prioriteiten moeten worden doorgevoerd, waardoor een situatie ontstaat waarin teams vol komen te zitten en de wendbaarheid terugloopt
  • Herprioritering van de nieuwe projecten is daardoor niet meer toereikend om snel genoeg in te spelen op veranderingen in de markt waardoor de time to market te lang wordt.
  • Door dit overvolle portfolio is het lastig om goed overzicht te bewaren rondom de initiatieven.
  • Ten slotte zijn we door het gebrek aan speelruimte niet serieus genoeg bezig met feedback ophalen uit operatie en markt.

Simpelweg initiatieven toevoegen op het reeds overvolle portfolio werkt niet meer vanwege deze uitdagingen. Kortom: er is een andere aanpak nodig.

Lean Portfolio Management

Lean Portfolio Management (LPM) biedt handvatten om deze uitdagingen aan te pakken. Het uitgangspunt van LPM is het definiëren, bijstellen en uitvoeren van een strategie gericht op het daadwerkelijk realiseren van doelstellingen in de markt. We richten ons daarbij niet zozeer op het prioriteren van projecten (met een gesloten scope) maar op thema’s, producten en diensten. We definiëren daarbij drie perspectieven:

“Lean Portfolio Management: richt je op de strategische executie”

Strategieperspectief

Wat is de purpose van de organisatie, welke thema’s zijn belangrijk, waar willen we op een termijn van 1-2 jaar naar toe en welk resultaat willen we de komende kwartalen realiseren?

Marktperspectief

Welke ontwikkelingen zien we in onze omgeving, welke kansen en risico’s signaleren we daarbij? Denk hierbij aan ontwikkelingen op deelmarkten en bij klantgroepen, ontwikkelingen met betrekking tot wetgeving en toezichthouders, concurrenten en arbeidsmarktontwikkelingen.

Leveringsperspectief

Kunnen we realiseren wat geprioriteerd is, zijn er belemmeringen en voortschrijdend inzicht rond de haalbaarheid? Hoe voorkomen we overvolle backlogs bij teams door op het juiste niveau keuzes te maken en prioriteiten te stellen?

Keuzeproces op basis van strategie, marktsucces en maakbaarheid

 

Lean Portfolio Management

Wendbaarheid

Om sneller in te kunnen spelen op veranderingen en gebrek aan wendbaarheid in het portfolio te voorkomen, werken we in LPM met een beperkte set kleinere initiatieven, die gericht zijn op het behalen van heldere doelstellingen. Door de initiatieven kleiner te maken en in aantal te beperken wordt de organisatie in de gelegenheid gesteld om te werken aan datgene wat de meeste waarde toevoegt op dat moment. Het dwingt en helpt om de focus te houden in waar je mee bezig gaat in plaats van zoveel mogelijk erbij te pakken.

Transparantie

Door de initiatieven kleiner te maken, wordt het makkelijker om goed overzicht te behouden over de lopende en aankomende initiatieven. Programma’s staan niet voor jaren op de kalender. In plaats daarvan wordt aan concrete initiatieven gewerkt die daadwerkelijk waarde toevoegen. Dit heldere overzicht, dat transparant en inzichtelijk wordt voor iedereen, stelt belanghebbenden in staat keuzes te maken op basis van het geheel. Hiermee voorkom je sub-optimalisatie en dubbele initiatieven. Door begrip te kweken voor de gemaakte keuzes, ontstaat meer draagvlak voor de veranderingen en begrip voor afgewezen initiatieven.

Strategische executie

Om dat overzicht te voeden, in stand te houden en te benutten is er een goede afstemming tussen portfolio en executie nodig. Die afstemming wordt vanaf de start van een initiatief goed gefaciliteerd wanneer deze direct gekoppeld is aan heldere strategische doelstellingen. Deze doelstellingen maken door de keten heen helder waar het initiatief aan bijdraagt. Belanghebbenden weten elkaar over die lijn te vinden. Op die manier bereik je strategische executie.

Meten

Ten slotte wil je weten hoe zaken lopen, door ze te meten. Je kunt daarbij meten hoe het portfolio als proces verloopt en hoe de initiatieven in dat proces verlopen. Dat meten is een vorm van feedback verzamelen, wat je naast kwantitatief ook kwalitatief doet. Door feedback op te halen uit de drie genoemde LPM-perspectieven stel je jezelf in staat om het volledige beeld te schetsen dat je nodig hebt om effectief bij te sturen.

LPM in actie: een kortcyclisch proces

de 4 stappen van Lean Portfolio Management

 

Om LPM handen en voeten te geven kijken we naar de 4 hoofdstappen die constant terugkeren:

  • Meet de effecten van de opgeleverde initiatieven in de markt en verzamel nieuwe ideeën voor initiatieven die waarde opleveren en/of kansen creëren;
  • Review en selecteer de ideeën met de meeste potentie op dit moment op basis van strategische waarde en risico’s;
  • Analyseer en selecteer de initiatieven op basis van maakbaarheid;
  • Prioriteer de backlog van geanalyseerde initiatieven op basis van waarde, risico’s, maak- en haalbaarheid en realiseer de geprioriteerde initiatieven op basis van beschikbare capaciteit.

Vervolgens meet je toegevoegde waarde van de gerealiseerde initiatieven. Deze stappen vormen samen een cyclische aanpak, waarbij je continu en parallel bezig bent met het doorlopen van alle stappen. Door te starten met Lean Portfolio Management creëer je naast een portfolio gericht op strategische executie ook een leerlus die dit proces kortcyclisch verbetert en de waardegedrevenheid van de besturing van executie versterkt.

Lean Portfolio Management is een krachtig middel om strategische executie te bereiken binnen uw organisatie. Door het klein maken van initiatieven blijft de wendbaarheid gewaarborgd en wordt de doorlooptijd verkort. Ieder initiatief dient de realisatie van een of meer strategische doelstellingen die voor de hele keten duidelijk zijn gemaakt. Ook worden de initiatieven transparant voor alle belanghebbenden weergegeven, waardoor de organisatie in staat is om beslissingen te nemen met zo compleet mogelijke informatie. Met LPM zorgt een organisatie er zo voor dat de belangrijkste initiatieven tot uitvoering komen, dat de waarde van die initiatieven eerder gerealiseerd wordt en dat het portfolioproces bijdraagt aan het behalen van strategische doelstellingen.

Insights

Meer Agile

White Paper

White Paper – De transformatie naar een Agile Enterprise

Lees meer

Video

Video: Lean Portfolio Management in SAFe

Join the conversation!

White Paper

White Paper – de 6 belangrijkste principes van DevOps

Lees meer

White Paper

White Paper – Zeven succesfactoren voor DevOps

Lees meer

Teams

Quint Transformation Platform voor High Performance organisaties

Lees meer

Article

Doelgerichter waarde leveren met de nieuwe Scrum Guide

Lees meer