Agile werken en regie voeren zijn veel minder tegenstrijdig dan op het eerste oog lijkt. Ze kunnen elkaar zelfs versterken! Waar komt die ogenschijnlijke tegenstelling vandaan en welke synergie is er dan mogelijk met deze spannende combinatie? En nog veel belangrijker: hoe kun je dat dan bewerkstelligen? Koen Boomsma (Senior Consultant) en Ronald Israels (Principal Consultant) gaan hier samen op in.
Agile werken
“In de jaren negentig kwamen, als antwoord op de vele uitdagingen van watervalprojecten, een aantal lichtere en meer iteratieve ontwikkelingsmethoden op. Begin deze eeuw kwamen die methoden samen in het Manifest voor Agile Software Development: een keerpunt dat de nieuwe aanpak verduidelijkte en de voordelen van deze innovatieve methoden naar de hele software ontwikkelingsindustrie bracht”, trapt Koen af. “Inmiddels is Agile ook geadopteerd door domeinen buiten softwareontwikkeling, waaronder hardware, infrastructuur, operatie en ondersteuning. Meer recentelijk hebben zelfs business teams buiten de technologie ook Agile-principes omarmd, voor het plannen en uitvoeren van hun werk.”
Het Agile Manifesto bestaat o.a. uit vier ogenschijnlijke tegenstellingen:
- Individuen en interacties boven processen en tools;
- Werkende software boven allesomvattende documentatie;
- Verandering verwelkomen boven het volgen van een plan;
- Samenwerken met klanten boven contract onderhandeling.
De basis van de Agile aanpak bestaat uit zelfsturende teams, die waarde creëren door met Scrum, Kanban of een combinatie van beide te werken. De wendbaarheid (agility) zit in de opgeleverde resultaten, die ontstaan uit experimenteren en leren van je fouten. Om dit schaalbaar te maken zijn diverse raamwerken, zoals SAFe, LeSS en het Spotify-model, ontstaan. Inmiddels is Agile een paraplu, waaronder alle waarden, principes, methoden en raamwerken vallen ten dienste van wendbare organisaties.
Regie voeren
“Digitale diensten zijn diensten die in de kern bestaan uit het transporteren en leveren van ‘enen en nullen’. Een digitale dienst heeft altijd een aankleding rondom de kern van bits en bytes. Deze aankleding maakt van de enen en nullen een transactie en zorgt ervoor dat de dienst leidt tot begrijpelijke, betrouwbare, vertrouwelijke en zekere informatie en/of mogelijkheden om te handelen”, legt Ronald uit. “Voorbeelden van digitale diensten zijn: een (digitale) werkplek, een applicatie (app), een overschrijving van geld naar een andere rekeninghouder en levering van een pakket uit een webwinkel.”
Regie kun je op verschillende manieren in de organisatie laten terugkomen, waarbij het einddoel goed werkende digitale diensten voor de gehele organisatie is.
Regie voeren bestaat uit een aantal zaken, die je goed tot uitvoer moet brengen:
- Besturen – Normen neerzetten, financiën regelen en een architectuur vaststellen en bewaken;
- Orkestreren – Door de thema’s, stories en epics vanuit het agile gedachtegoed te definiëren, ben je in de praktijk bewust bezig met wat je als klant of business owner wilt regelen op het gebied van digitale producten;
- Integreren – Dit is de laatste stap, want meerdere systemen naast elkaar gebruiken kan chaos in de hand werken. Je moet bewust een infrastructuur bouwen, de applicaties daarop laten landen en data tussen de applicaties transporteren.
Paradigma verschuiving
“Het industriële paradigma is nauw verbonden met de opkomst van grote industriële organisaties, zoals mijnbouw, de auto-industrie, chemie en elektrotechniek. Grote bedrijven, zoals bij ons Shell, Unilever, Staatsmijnen (later DSM), Unilever en Philips, hadden de complexe organisatiestructuren waar het klassieke management over ging. Formalisatie, hiërarchie en standaardisatie waren de ingrediënten van de bureaucratische organisaties, waar de organisatieleer recepten voor bood”, begint Ronald. “Kenmerkend voor deze manier van organiseren is de nadruk op beheersing en het bereiken van stabiliteit, door het bouwen van gesloten systemen. Het industriële paradigma werkt prima als je industriële producten afneemt; daar is ook de traditionele regie voor uitgevonden.”
“Gangbare opvattingen over organiseren, die in de industrie geworteld zijn, komen steeds meer ter discussie te staan. In de steeds meer op diensten gebaseerde economie met hoger opgeleide werknemers, groeit de verscheidenheid van eisen die aan organisaties gesteld worden. Er is ook steeds meer aandacht voor wat mensen in hun werk verwachten en wat organisaties te bieden hebben”, vervolgt Koen. “Dat heeft onder andere te maken met het toenemende opleidingsniveau en de groeiende individualisering. De ontwerpprincipes van het oude industriële organiseren leiden tot slechte benutting van de talenten van medewerkers, motivatieproblemen en inflexibele organisaties. Nieuwe benaderingen voor het inrichten van organisaties, waarin technische en sociale eisen beter met elkaar in evenwicht worden gebracht, leidden tot het Agile paradigma.”
Vijf maatregelen
Hoewel er in de eerste instantie een conflict lijkt te ontstaan tussen Agile werken en regisseren, is het goed mogelijk om synergie te bereiken. De kunst zit hem in het succesvol aansluiten van de regie op de manier van werken, van zowel de klanten als de leveranciers van een organisatie.
Met de volgende vijf maatregelen kom je van paradox naar synergie:
- Coördinatie van werkzaamheden is maatwerk. Het coördineren van werkzaamheden is onder andere afhankelijk van de mate van outsourcen. Je kunt een heel team outsourcen, een deel van het team of enkel een aantal externen inhuren ter aanvulling op je eigen mensen. Naarmate het aantal externen in een organisatie toeneemt, neemt de regiebehoefte vaak ook toe. Soms is het zoeken naar de balans tussen Agile werken en regie houden, maar de raamwerken voor beiden bieden steeds meer aanknopingspunten die kunnen worden toegepast in specifieke situaties. Dat is juist waar het maatwerk om draait.
- Balanceren tussen in- en extern is een keuze. Het is continu zoeken naar de balans tussen interne en externe krachten. Het is belangrijk om de keuze te maken welke resources je echt zelf in huis wilt hebben. Wat is de core business van de organisatie en hoe differentieer jij jezelf op de markt? Een digitale werkplek kun je misschien best zelf inhouse ontwikkelen, maar is het verstandig?
- Tijdslijnen en tijdigheid van resultaten zijn tijdloos. Als je vanuit een Agile manier van werken kijkt naar het tijdspad binnen een organisatie, dan heb je te maken met een strikt ritme. Er wordt door het team gewerkt met sprints van een aantal weken, waarbij gestelde doelen al kunnen worden behaald na het afronden van één sprint. Daarnaast werken bedrijven bijvoorbeeld met een kwartaal-planning voor het realiseren kwartaal-doelen. Naast deze interne tijdslijnen heb je ook te maken met druk van buitenaf. Denk aan wet- en regelgeving waar voor een bepaalde datum aan moet worden voldaan, druk van aandeelhouders om iets te realiseren of grote events die gepland zijn. Hoe je het ook wendt of keert, goede afspraken maken hierover is tijdloos.
- Commitment en contract in dienst van resultaten. Voor organisaties is het enorm belangrijk om na te denken over welk commitment je vraagt van leveranciers, eigen medewerkers en externen. Daarbij moet het resultaat niet uit het oog verloren worden, als er wordt gekeken naar welke samenwerkingsvorm optimaal bijdraagt aan de doelstellingen van de business. Vanuit de regie is het essentieel om dat per leverancier in kaart te brengen en in het vizier te houden. Vaak wordt er in beginsel gekozen voor een Time & Material concept, maar naarmate de samenwerking volwassener wordt, kun je gaan kijken naar resultaatgerichte afspraken door middel van het meten van bepaalde parameters.
- Artefacten als bouwstenen van de samenwerking. Door te identificeren welke bouwstenen er benodigd zijn, is het mogelijk om de rituelen vanuit regievoering en de artefacten vanuit het Agile domein op elkaar aan te sluiten. Hierdoor wordt een fundament gebouwd voor het houden van de regie, maar tegelijkertijd werk je ook op en aan een Agile werkwijze.
Benieuwd naar onze visie op Agile werken en regie voeren en onze best practices voor een succesvolle regie voering in een Agile omgeving? Neem dan contact met ons op!