Besparen of investeren? Hoe creëer ik de juiste balans?

Door de coronacrisis ontkomen we niet aan de vraag hoe we kosten kunnen besparen en of we ondanks onzekere tijden toch moeten investeren. Daarom kunnen we er maar beter op anticiperen. Maar hoe pakken we dit aan? Welke keuzes kunt u maken? Waar kunt u waarde toevoegen en wat draagt juist niet bij? In de eerste maanden na het uitbreken van het coronavirus zagen we al dat de IT-budgetten onder druk kwamen te staan. Dat betekent dat CIO’s meer moeten doen met minder geld. De verleiding om met de kaasschaaf in de weer te gaan – kijken waar je het makkelijkst op kunt bezuinigen – is groot. Toch bereik je als organisatie veel meer als je heel bewust bekijkt waar je kunt bezuinigen en waar het zinvol is om te investeren.

De geschiedenis herhaalt zich … niet helemaal

Het is een cyclische beweging: ook rond 2002 en in 2009-2010 hadden we te maken met financieel moeilijke tijden. Toch is de situatie niet helemaal vergelijkbaar met die in eerdere crises. Het belangrijkste verschil is dat IT-mensen, zeker in Nederland, moeilijker te vinden zijn dan ooit. Dat ligt anders dan in 2002 en 2009, toen er veel minder schaarste op de arbeidsmarkt was. Een vraag die (ook) nu speelt is: hoe haal je het vet uit je organisatie zonder dat je de spiermassa eruit haalt? Ofwel, hoe blijf je gezond maar zorg je dat je overbodige zaken kwijtraakt?

Earning & burning capacity

Als we kijken naar de verdeling van IT-kosten binnen organisaties, zien we dat dat er de laatste jaren relatief steeds iets minder aan personeel werd uitgegeven terwijl het aandeel uitgaven aan software gestaag is toegenomen. Uiteindelijk moeten we beseffen dat wat we aan mensen uitgeven de totale kosten bepaalt. Het zijn de mensen die bepalen welke hardware, software en services je als organisatie gaat gebruiken en vooral hoe deze gebruikt worden. Mensen vertegenwoordigen kennis en tijd. Bepalend is dus hoe je je tijd gebruikt. Daar valt nog het nodige te verbeteren. Veel organisaties bekijken achteraf hoe ze de tijd hebben besteed terwijl ze beter naar de toekomst kunnen kijken. Als het om tijd gaat, gebruiken we bij Quint een model dat de Earning Capacity Analysis wordt genoemd. Dit is in mooi allitererend Engels onderverdeeld in Earning Capacity, Burning Capacity en Learning Capacity.

• Onder Earning Capacity verstaan we datgene waar de klant van een commerciële IT-organisatie voor wil betalen.
• De Burning Capacity wil je als organisatie zo veel mogelijk beperken, zeker als het gaat om incidenten en problemen. Ook op het gebied van coördinatie valt er een wereld te winnen.
• Bij Learning Capacity gaat het om gemiddeld 5 tot 10 procent van de tijd die een organisatie moet besteden aan leren. Het is altijd onverstandig om minder dan dat percentage te besteden aan het opleiden van je mensen. Wel kun je kijken of je dit niet meer intern kunt regelen in plaats van het uit te besteden. In veel organisaties is heel veel kennis aanwezig dat kennisdeling heel goed kan werken.

Een gemiddelde organisatie komt wat betreft Earning Capacity niet veel verder dan 50 tot 55 procent. Het is vrij gemakkelijk om dit op te voeren naar 60 tot 65 procent. Haal je als organisatie dat percentage, dan kun je echt waarde toevoegen voor je klanten.

Wel doen

Hoe zorg je nu dat je als organisatie blijft investeren en tegelijkertijd je kosten onder controle houdt. Een paar do’s.

• Verhoog je serviceniveaus. Veel organisaties zien dit als het eerste waar ze op kunnen bezuinigen, maar juist wanneer je serviceniveau zo hoog mogelijk is, wordt duidelijk waar de verspilling in je organisatie zit en kun je daarop acteren.
• Analyseer je processen. Zorg dat je de afhankelijkheden tussen teams begrijpt en vooral de handovers uit de processen haalt.
• Maak je teams multidisciplinair. Dat betekent dat je anders gaat organiseren. Je richten op verbetering is het beste alternatief.

Het resultaat is dat je wel 30 procent van de tijd kunt besparen en herverdelen naar werk dat waarde toevoegt. Met die tijd kun je zeker 50 procent meer werk dat waarde toevoegt leveren. Afscheid nemen van je mensen, is het allerlaatste middel.

Hardware, software en serviceproviders

Ook op het gebied van hardware, software en serviceproviders, zijn er ook mogelijkheden om op een verantwoorde manier te besparen, en deze basparingen komen bij elke recessie weer terug. Een mogelijkheid die bij de vorige recessie minder ontwikkeld was, is bekijken hoe je met de cloud gaat werken. Daar heb je sterk capaciteitsmanagement voor nodig maar ook discipline om de kosten daarin te beperken. Daarnaast is het goed om te bekijken of er opnieuw te onderhandelen valt over hardwarecontracten. Bij software is vaak te besparen door te kijken hoeveel verschillende applicaties en verschillende versies en licenties er in gebruik zijn. Serviceproviders komen vaak snel onder druk te staan. Ook hier is het verstandig om contracten goed onder de loep te nemen en te bekijken hoe die te optimaliseren zijn.

Auteur: Niels Loader