Door de coronacrisis ontkomen we niet aan de vraag hoe we kosten kunnen besparen en of we ondanks onzekere tijden toch moeten investeren. Daarom kunnen we er maar beter op anticiperen. Maar hoe pakken we dit aan? Welke keuzes kunt u maken? Waar kunt u waarde toevoegen en wat draagt juist niet bij? In de eerste maanden na het uitbreken van het coronavirus zagen we al dat de IT-budgetten onder druk kwamen te staan. Dat betekent dat CIO’s meer moeten doen met minder geld. De verleiding om met de kaasschaaf in de weer te gaan – kijken waar je het makkelijkst op kunt bezuinigen – is groot. Toch bereik je als organisatie veel meer als je heel bewust bekijkt waar je kunt bezuinigen en waar het zinvol is om te investeren.
Het is een cyclische beweging: ook rond 2002 en in 2009-2010 hadden we te maken met financieel moeilijke tijden. Toch is de situatie niet helemaal vergelijkbaar met die in eerdere crises. Het belangrijkste verschil is dat IT-mensen, zeker in Nederland, moeilijker te vinden zijn dan ooit. Dat ligt anders dan in 2002 en 2009, toen er veel minder schaarste op de arbeidsmarkt was. Een vraag die (ook) nu speelt is: hoe haal je het vet uit je organisatie zonder dat je de spiermassa eruit haalt? Ofwel, hoe blijf je gezond maar zorg je dat je overbodige zaken kwijtraakt?
Als we kijken naar de verdeling van IT-kosten binnen organisaties, zien we dat dat er de laatste jaren relatief steeds iets minder aan personeel werd uitgegeven terwijl het aandeel uitgaven aan software gestaag is toegenomen. Uiteindelijk moeten we beseffen dat wat we aan mensen uitgeven de totale kosten bepaalt. Het zijn de mensen die bepalen welke hardware, software en services je als organisatie gaat gebruiken en vooral hoe deze gebruikt worden. Mensen vertegenwoordigen kennis en tijd. Bepalend is dus hoe je je tijd gebruikt. Daar valt nog het nodige te verbeteren. Veel organisaties bekijken achteraf hoe ze de tijd hebben besteed terwijl ze beter naar de toekomst kunnen kijken. Als het om tijd gaat, gebruiken we bij Quint een model dat de Earning Capacity Analysis wordt genoemd. Dit is in mooi allitererend Engels onderverdeeld in Earning Capacity, Burning Capacity en Learning Capacity.
Een gemiddelde organisatie komt wat betreft Earning Capacity niet veel verder dan 50 tot 55 procent. Het is vrij gemakkelijk om dit op te voeren naar 60 tot 65 procent. Haal je als organisatie dat percentage, dan kun je echt waarde toevoegen voor je klanten.
Hoe zorg je nu dat je als organisatie blijft investeren en tegelijkertijd je kosten onder controle houdt. Een paar do’s.
Het resultaat is dat je wel 30 procent van de tijd kunt besparen en herverdelen naar werk dat waarde toevoegt. Met die tijd kun je zeker 50 procent meer werk dat waarde toevoegt leveren. Afscheid nemen van je mensen, is het allerlaatste middel.
Ook op het gebied van hardware, software en serviceproviders, zijn er ook mogelijkheden om op een verantwoorde manier te besparen, en deze basparingen komen bij elke recessie weer terug. Een mogelijkheid die bij de vorige recessie minder ontwikkeld was, is bekijken hoe je met de cloud gaat werken. Daar heb je sterk capaciteitsmanagement voor nodig maar ook discipline om de kosten daarin te beperken. Daarnaast is het goed om te bekijken of er opnieuw te onderhandelen valt over hardwarecontracten. Bij software is vaak te besparen door te kijken hoeveel verschillende applicaties en verschillende versies en licenties er in gebruik zijn. Serviceproviders komen vaak snel onder druk te staan. Ook hier is het verstandig om contracten goed onder de loep te nemen en te bekijken hoe die te optimaliseren zijn.
Auteur: Niels Loader
Meer weten? Bel +31 20 305 3700 of email naar marketing.nl@eraneos.com