Wat is de impact van COVID-19 op uw sourcingstrategie?

De coronacrisis treft elke organisatie. Werken op afstand verhoogt de druk op IT-afdelingen en IT-leveranciers en organisaties moeten op korte termijn besparen. Wat hebben we de afgelopen periode geleerd en hoe vertalen we dat naar een sourcingstrategie van IT-dienstverlening? Is dit de tijd om outsourcingonctracten te herzien, of is het beter om dat uit te stellen? Waar liggen de kansen?

Jaarlijks houden we in samenwerking met Whitelane Research een onderzoek onder honderden organisaties waarin we vragen naar de reden waarom zij aan IT-outsourcing doen. De belangrijkste reden om IT te outsourcen was in het pré-coronatijdperk kostenreductie, op de voet gevolgd door focus op corebusiness. Anders gezegd: organisaties willen een goede prijs en willen ontzorgd worden. Meer schaalbaarheid en toegang tot innovaties zijn de nummer 3 en 4.

Als we dat per sector uitsplitsen, zien we interessante verschillen. Productiebedrijven hadden al in het pré-coronatijdperk een bijzonder sterke focus op kostenreductie: 82 procent van de respondenten gaf aan dat ze IT-outsourcing vooral inzetten om kosten te reduceren. Kijken we naar de financiële dienstverlening, dan zien we dat kostenreductie ook belangrijk is, maar dat toegang tot innovaties ook een belangrijke factor is. Banken en verzekeraars worden digitaler, oursourcing is een manier om die digitale kennis en capaciteiten in huis te halen. In de publieke sector is verbetering van servicekwaliteit een belangrijke reden om naar outsourcing te kijken, maar ook toegang tot innovatie en focus op corebusiness zijn belangrijke factoren.

Hoe is IT veranderd tijdens corona?

We hebben ook een aantal bedrijven gevraagd wat de grootste impact had ten aanzien van IT-delivery, drie en acht weken na het uitbreken van de coronacrisis. Dit waren onze bevindingen.

• De noodzaak om plotseling thuis te werken, heeft een grote impact op de IT-delivery gehad. Die heeft zich wonderwel staande gehouden. Er zijn geen heel grote incidenten geweest en de nieuwe situatie heeft de klanttevredenheid niet aangetast. Thuiswerkplekken zijn goed ingericht en dat is een goede zaak omdat deze situatie nog wel even zal duren.
• De dienstverlening heeft zich de eerste paar weken puur gericht op het draaiend houden. De focus van IT-afdelingen verschuift nu weer langzaam naar ‘implementeren van wijzigingen.’ Dat vergt wel meer afstemming met IT-leveranciers en een langere doorlooptijd dan normaal. Met IT-leveranciers vindt extra afstemming plaats om de continuïteit van de dienstverlening op locatie en offshore zeker te stellen. Veel leveranciers hebben tijdelijk activiteiten van bijvoorbeeld India naar Europa verplaatst.
• Kijken we naar financiën, dan zien we dat de focus op kosten alleen maar is toegenomen. Binnen de overheid en in de financiële sector lopen projecten over het algemeen wel door zoals gepland.

Prioriteiten post-corona in sourcingstrategie

De impact van de coronacrisis zal de komende tijd ook in de wereld van IT-outsourcing nog goed voelbaar zijn. Wij onderscheiden vier onderwerpen om post-corona in relatie tot IT-sourcing aan te pakken.

1. Continuïteit. Zijn we te afhankelijk van een kleine groep externe of interne mensen, dan moeten we echt kijken hoe we dat onafhankelijker maken en meer business continuity geven. Hoe ziet de stabiliteit bij de outsourcing-leverancier eruit? Hoe zit het met de security en compliance?
2. Kosten. We gaan een periode tegemoet van economische teruggang. Dat betekent dat we allemaal bewuster naar de kosten moeten kijken. Kosten besparen kan door je leverancier onder druk te zetten, maar de besparing die je daarmee bereikt is beperkt. Bovendien ben je samen met je leverancier door de crisis gegaan. Meer winst is er te behalen door te bekijken wat je kunt standaardiseren, automatiseren en offshoren.
3. Elasticiteit. Op- en neerschalen is heel belangrijk gebleken en zal nog belangrijker worden. Het is onmogelijk te voorspellen waar we over een half jaar staan. Dat betekent dat elasticiteit onderdeel moet zijn van het contract.
4. Korte vs lange termijn. Continuïteit van dienstverlening staat nu hoog op de agenda en het is logisch dat je dan kijkt naar quick wins in kostenbesparing en in elasticiteit. Maar de echte winst in kostenbesparing en elasticiteit bereik je met een langetermijnstrategie. Wij adviseren organisaties dan ook om in twee stromen naar hun sourcingstrategie en hun leverancierslandschap te kijken

Benut de crisis

Post-corona is een sourcing-/cloudscan cruciaal. Het is belangrijk op korte termijn de continuïteit van de contracten en leveranciers op dit moment vast te stellen. Waar kunt u elasticiteit invoeren, op korte en lange termijn? Er is ook een borging voor de langere termijn nodig. Deze maanden zijn ideaal om te bekijken hoe het plaatje voor de langere termijn eruitziet. Verder geldt: never waste a good crisis. Er is nu heel veel draagvlak en gevoel van urgentie als het gaat om standaardisatie, automatisering en sourcing. Lange RFI-RFP-trajecten zijn niet nodig. Veel acties kunnen op korte termijn plaatsvinden zonder een hele papierwinkel te hoeven opstarten.

Auteurs: Marcel Blommestijn en Alex van den Bergh