De businesscase van Lean Portfolio Management: van strategie naar uitvoering

Wil je als organisatie wendbaar kunnen inspelen op veranderingen, dan heb je een heldere strategie nodig. Maar hoe koppel je die strategie aan de uitvoering? Lean Portfolio Management (LPM) is hiervoor een krachtig middel. Met LPM zorgt een organisatie dat de belangrijkste initiatieven tot uitvoering komen, dat de waarde van die initiatieven eerder wordt gerealiseerd en dat het portfolioproces bijdraagt aan het behalen van strategische doelstellingen. In dit blog leggen we uit wat LPM is, hoe je er als organisatie mee aan de slag gaat en welke tools daarbij kunnen ondersteunen.

Organisaties moeten zien te overleven in tijden van snelle veranderingen. Klanten hebben steeds veranderende wensen, wet- en regelgeving stelt eisen aan de bedrijfsvoering en organisaties moeten inspelen op onverwachte gebeurtenissen, met COVID-19 als meest recente voorbeeld. Daarom hebben organisaties een heldere strategie nodig. Maar hoe koppel je die strategie aan de uitvoering? Veel organisaties lopen daarbij tegen een aantal uitdagingen aan:

• Een strategie is vaak nogal abstract en wordt meestal op directieniveau opgesteld. Dat inspireert de teams niet om ermee aan de slag te gaan.
• De projecten die prioriteit krijgen, hebben vaak geen duidelijke verbinding met de strategische doelstellingen.
• Portfoliomanagement is gericht op projecten waarbij de planning soms twee tot drie jaar loopt. Daardoor zijn ze niet eenvoudig af te breken of bij te sturen.
• Doordat er steeds nieuwe prioriteiten ontstaan, komen teams vol te zitten en worden ze minder wendbaar.
• Door het overvolle portfolio is het bovendien lastig om goed overzicht te bewaren rondom de lopende projecten.

Simpelweg initiatieven toevoegen aan het al overvolle portfolio werkt niet meer vanwege deze uitdagingen. Teams lopen over en er wordt dubbel werk gedaan. Bovendien verandert de wereld gedurende de looptijd van een project zo snel dat bijsturen noodzakelijk is. Kortom, er is een andere aanpak nodig.

Wat is Lean Portfolio Management?

Lean Portfolio Management (LPM) helpt bij het uitvoeren van de strategie in de hele organisatie. Iedereen in de organisatie begrijpt de strategie. De strategie geeft richting, waarbinnen initiatieven kunnen ontstaan en getoetst en gerealiseerd kunnen worden. Door initiatieven klein te maken, blijft de organisatie wendbaar en wordt de doorlooptijd verkort. Traditioneel worden grote projecten vaak automatisch geprioriteerd, terwijl dit soort projecten in de realisatie juist heel onhandig zijn. Op het niveau van portfoliomanagement zijn we vaak vergeten de dingen kleiner te maken en in sprints op te delen, zoals bij agile scrum wél gebeurt. Bij LPM prioriteren we de waarde gedeeld door de omvang in plaats van alleen de waarde. Je ziet dan een beweging ontstaan dat iets wat heel groot is misschien wat minder prioriteit krijgt. Dat is precies wat we willen. In plaats van twee of drie jaar vooruit te plannen ligt bij LPM de focus op de juiste prioriteiten voor een kortere periode, bijvoorbeeld een kwartaal. Ieder initiatief dient om een of meer strategische doelstellingen te realiseren die voor de hele keten duidelijk zijn. Ook worden de initiatieven transparant voor alle belanghebbenden weergegeven. Daardoor kan de organisatie beslissingen nemen met zo compleet mogelijke informatie. Met LPM zorgt een organisatie er zo voor dat de belangrijkste initiatieven tot uitvoering komen, dat de waarde van die initiatieven eerder gerealiseerd wordt en dat het portfolioproces bijdraagt aan het behalen van strategische doelstellingen.

Aan de slag met LPM

Hoe ga je nu concreet aan de slag met LPM? We onderscheiden hierbij drie fases. Visual management is daarbij een geweldig hulpmiddel. Door de resultaten te zien, krijgt een organisatie inzicht waar ze staat in het realiseren van de doelstellingen. Visual management is een van de succesfactoren voor het koppelen van strategie aan uitvoering.

1. Kruipen. Hierbij verkennen we met elkaar het portfolioproces. We stemmen af welke doelen we als organisatie aan het realiseren zijn. Door een portfolio-kanban in te richten, bepalen we wat de strategie is en welke doelstellingen daarbij horen. We gaan ideeën verzamelen, epics opstellen in een funnel en die toetsen aan de organisatiestrategie. Blijkt de hypothese valide te zijn, dan maken we een businesscase (bepalen wat nodig is om de doelstelling te halen en wat het gaat kosten). De epic wordt naar de backlog gebracht en de teams gaan aan de slag met de vraag: wat willen we bereiken en hoe gaan we deze doelstellingen halen? Door te visualiseren wat we wilt bereiken en hoe, nemen we experts mee in het proces. Blijkt er geen businesscase te zijn, dan wordt het idee afgevoerd. We parkeren de zaken die geprioriteerd zijn op de product backlog en teams gaan ze ervan afhalen op het moment dat ze eraan toe zijn. Dat voorkomt dat we tientallen projecten over de teams uitstorten.
2. Lopen. Hierbij gaan we de stakeholders buiten het portfolioteam ook betrekken en gaan we de visie uitdragen. Vervolgens gaan de teams aan de slag om features onder de epics te plaatsen. Nu hebben we op verschillende niveaus inzicht in wat we willen bereiken en hoe. In dashboards kunnen we zien hoe ieder initiatief bijdraagt aan het realiseren van de doelstelling. Dit geeft richting en inzicht in de snelheid.
3. Rennen. We zorgen dat de flow daadwerkelijk wordt ontwikkeld. Met het portfolioteam gaan we aan de slag om inzichten te krijgen in wat we aan het doen zijn, zodat we daar steeds op kunnen bijsturen.

Inzicht met Jira

Align Om op ieder moment te zien hoe dicht je bij het behalen van de doelstellingen bent, is een goede tool noodzakelijk. Veel organisaties hebben dit inzicht verspreid over spreadsheets, PowerPoints en allerlei kleine tools. Daardoor is praktische sturing onmogelijk: niemand heeft een algeheel overzicht wat iedereen aan het doen is.

Met een oplossing als Jira Align van Atlassian is dit te kanaliseren tot één bron van waarheid. Van het managementteam tot de delivery-teams, iedereen kan zien waaraan wordt gewerkt, waarom het bijdraagt aan de doelstellingen en hoe de zaken vorderen. Jira Align werkt samen met standaard agile-planningtools als Jira Software en Azure DevOps. Het biedt gedetailleerd inzicht in de story’s, epics en features die je als organisatie naar een hoger niveau wilt tillen en het ondersteunt bij het bepalen van prioriteiten. In een roadmap is vervolgens de planning te zien en is in één oogopslag duidelijk waar je eventueel moet bijsturen. Met één druk op de Why-knop kan iedere betrokkene zien waarom een epic of story belangrijk is, wat voor verbinding en betrokkenheid zorgt. Kortom, een tool als Jira Align is bijzonder geschikt om continu in de gaten te houden of de strategische doelen worden gehaald, op strategisch niveau maar ook op portfolioniveau en andere niveaus. Bovendien zorgt het voor structuur in een complexe omgeving en betrokkenheid in de samenwerking.