Regie essentieel voor balans tussen run en change (en zo breng je die balans aan)

Om digitale diensten effectief te leveren, is er balans nodig tussen het ontwikkelen en werken van deze diensten. Want wat hebben we nu aan diensten die niet snel genoeg worden aangepast aan veranderende omstandigheden of steeds maar veranderen zonder dat ervan gebruikgemaakt kan worden? Vrijwel geen organisatie produceert digitale diensten echter geheel zelf; de inzet van externe (naast interne) leveranciers is eerder regel dan uitzondering. En digitale diensten worden ook steeds vaker extern geleverd. Om dit allemaal in goede banen te leiden, is regie nodig, benadrukt Ronald Israels. Hoe regie een gezonde balans kan aanbrengen tussen het ontwikkelen en leveren van digitale diensten.

Laten we beginnen om een aantal begrippen duidelijk te maken. Allereerst het begrip ‘regie’ zelf. Regisseren is het besturen, orkestreren en integreren van alle betrokkenen, zodat diensten op een gecontroleerde manier geleverd worden. Hierdoor kunnen de afnemers van de diensten deze optimaal gebruiken. De onderdelen van regie hebben de volgende betekenis.

• Besturen is het maken van plannen en het stellen, uitdragen, afdwingen en toezien op de naleving van regels zodat het orkestreren en integreren van diensten goed kan plaatsvinden. Besturen is dus het stellen van kaders en het borgen dat deze kaders ook in de praktijk werken. Vaak wordt besturen ook ‘plan’ (op zijn Engels) genoemd of de strategische en tactische regie.
• Orkestreren is het laten inrichten en veranderen van diensten. Dit kan worden uitgevoerd via projecten of scrumgewijs. Orkestreren zorgt dus dat er nieuwe en gewijzigde diensten gerealiseerd worden. Het betreft de aansturing van de ‘build’ of ‘change’.

Als een organisatie goed regisseert, ontstaat de juiste mix van veilige, betrouwbare, innovatieve, wendbare en betaalbare diensten. Regie zorgt ook dat ‘run’ en ‘change’ in balans blijven. Feitelijk is dat de kern van het boek Digitale diensten regisseren[i]. Maar hoe breng je die balans aan?

Optimalisatie van de betrouwbaarheid en kosten van de run door de integratie

Allereerst moet de integratie zorgen voor de optimalisatie van de betrouwbaarheid en kosten van de run. Hiervoor zijn een aantal basale methoden voorhanden.

1. Maak expliciet welke diensten geleverd worden aan de interne en externe gebruikers, inclusief wat je met deze diensten kunt en hoe je toegang tot deze diensten krijgt. Diensten die niet bekend zijn bij de eindgebruikers, kun je net zo goed afschaffen.
2. Creëer heldere verwachtingen naar eindgebruikers over de betrouwbaarheid van de diensten. Zij betalen de dienst meestal niet direct (dat doet de opdrachtgever), maar willen wel weten waar ze aan toe zijn en moeten hun maatregelen hebben getroffen indien de diensten niet geleverd kunnen worden.
3. Zorg dat de dienst end-to-end werkt en zorg dat de betrokken leveranciers met elkaar samenwerken indien dit niet het geval is. Niets is irritanter voor een eindgebruiker dan een dienstverlening waarbij de verschillende betrokken partijen naar elkaar wijzen als het niet werkt of niet conform verwachting werkt.
4. Borg de waarde van de diensten. Het is een bekend fenomeen dat diensten wel worden gecreëerd maar te lang in de lucht blijven terwijl ze al beperkt worden gebruikt, doublures hebben met andere diensten of niet optimaal werken. Een belangrijk doel van de integratie is kenbaar te maken welke diensten gerationaliseerd en verbeterd kunnen worden om de waarde-kostenverhouding te verbeteren.
5. Borg de continuïteit van de diensten. Digitale diensten hebben steeds meer verschillende componenten gezamenlijk nodig. Deze componenten moeten allemaal betrouwbaar en veilig genoeg zijn. Dat kan alleen maar indien lifecycle management op tijd wordt uitgevoerd. De integrator moet dit borgen, inclusief de kostenbalans hiervan.
6. Bewaak de efficiëntie van het leveren en gebruiken van die diensten door bijvoorbeeld het beheer te laten automatiseren en selfservice mogelijk te maken.
7. Besef ten slotte dat de kosten van de run groter worden als gebruik wordt gemaakt van commerciële standaarddiensten. Dit beperkt overigens de changekosten en kan daarmee overall gunstig zijn voor de organisatie.

Optimalisatie van de kosten en waarde van de change door de orkestratie

De orkestratie moet zorgen voor de optimalisatie van de kosten van de change en de waarde die daardoor wordt gerealiseerd. Ook hiervoor zijn een aantal vuistregels.

1. Ontwikkel kortcyclisch in interactie met de (vertegenwoordiger van de) gebruikers. Door te zorgen voor ‘minimum viable products’ die snel naar de run kunnen worden overgedragen, ontstaat het inzicht of ‘change’ ook werkelijk iets oplevert. En gooi weg wat geen of te weinig waarde oplevert (dat bespaart op runkosten). Besef hierbij dat het bouwen op zich geen waarde oplevert, het in productie nemen mogelijk wel.
2. Pas op voor te veel releases. CICD (continous integration continous deployment) kan ontaarden in trial-and-error werken en uiteindelijk onbetrouwbare diensten met features waar de gebruiker niet op zit te wachten.
3. Gebruik zo veel mogelijk al bestaande componenten. Door het slim combineren van API’s, microservices, SaaS, PaaS of desnoods IaaS kom je meestal een heel eind.
4. Pay per use. Zorg dat diensten zowel tijdens de ontwikkeling als de run op basis van pay per use kunnen worden gebruikt. Alleen betalen voor gebruikte testservers is efficiënt. Maar je kunt ook de ingehuurde medewerkers afrekenen op behaalde story points.

Optimalisatie van de balans tussen run en change door de besturing

De besturing zorgt ten slotte voor de balans tussen run en change. Ook hiervoor zijn een aantal generieke methoden.

1. Zorg voor een heldere strategie. Dit zorgt ervoor dat je vooraf hebt bepaald waarin je investeert en wat je qua dienstverlening beperkt of zelfs stopt.
2. Verdeel het beschikbare geld in buckets. Maak budgetten voor het beheer van de verschillende diensten, voor het uitvoeren van experimenten (om innovatief te zijn), voor de ontwikkeling van nieuwe diensten en zelfs voor de verschillende vormen van onderhoud (correctief, preventief, perfectief en adaptief). En besteed ten slotte ook geld aan de verbetering van de werkwijze en de personele capabilities (middels opleiden en leren).
3. Ken, communiceer en borg de interne en externe regels voor zaken als security, privacy, integriteit en financiën. Ook scrumteams en de servicedesk moeten deze regels kennen en kunnen toepassen, anders werken ze niet.
4. Bestuur de risico’s. Veel van de regels vergen een afweging van het risico en de risicobereidheid waardoor niet alles perfect hoeft te gebeuren. Run kan erg veel inspanning kosten als op minimale risico’s wordt gestuurd. Houd hierbij het motto ‘If you are fully in control, you drive too slow’ in gedachte.
5. Borg de samenwerking tussen alle partijen. Zoals we al aangaven, zijn er veel interne en externe spelers betrokken bij run en change. Zorg dat ze samenwerken, dan zorg je voor optimale waarde.
6. Hak op tijd de knopen door op basis van korte- en langetermijndoelen. Wellicht is de essentie van regisseren het maken van de juiste keuzes op het juiste moment.

[i] Digitale Diensten Regisseren, Ronald Israels, Quint, 2020, ISBN 978 907 449 5080.

Auteur: Ronald Israels

Bron: https://www.agconnect.nl/artikel/regie-essentieel-voor-balans-tussen-run-en-change