Succes bij Alrijne Zorggroep door optimale voorbereiding EPD implementatie

Over Alrijne

Alrijne is een ambitieuze zorgorganisatie die de beste zorg, op het juiste moment, op de juiste plek wil bieden. Mensen en middelen dienen daarbij optimaal te worden ingezet, terwijl oprechte aandacht voor de mens blijft bestaan.

In 2015 vormen drie ziekenhuizen uit Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn, samen met de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn, de ruggengraat van een nieuwe organisatie: Alrijne Zorggroep. Hoewel de ziekenhuizen van locatie zijn veranderd, het aantal bedden sterk is gegroeid en de medische en verpleeghuiszorg spectaculair is verbeterd, hebben zij nog steeds hetzelfde ideaal: geloven dat mensen beter worden van goede zorg mét oprechte aandacht.

De uitdaging

Help Alrijne keuzes maken omtrent de nieuwe versie van HiX en de standaard content. Daarbij wordt rekening gehouden met de vergaande ontwikkeling die men in de online service- en dienstverlening aan haar patiënten wil bieden, een efficiënt EPD waarmee onnodige procesverstoringen worden vermeden en het betrekken van de zorgprofessionals én de afdeling I&A.

De aanpak

In 3 stappen is de zorgorganisatie én ICT organisatie van Alrijne optimaal voorbereid op de implementatie van HiX en de keuzes die gemaakt moesten worden.

In de eerste stap werden bestaande doelen én reeds gemaakte besluiten verzameld (Waarom). Samen met de visie ten aanzien van de HiX implementatie bepaalde dit in hoge mate de te volgen koers. Een koers die helder en gedragen moesten zijn. Knelpunten en wensen werden in kaart gebracht door middel van interviews van afgevaardigden van de medische staf. Om te borgen dat er vertrouwen is in deze koers, werd in Stap A gestart met de projectorganisatie en governance (Wie).

De tweede stap was voor verdieping. In de processen en in de context van HiX werden keuzes gemaakt (Wat), zoals de HiX infrastructuur. De uitvoering (Hoe) van de implementatie werd voorbereid met daarbij de inzet van ChipSoft en het concretiseren van de business case door het opzetten van een baten programma.

In de derde stap werd het plan van aanpak voor de implementatie opgesteld. Het projectplan omvat besturing, interne resourcing en benodigde externe diensten (Welke) en een planning (Wanneer).

Het resultaat

Het eindrapport, goedgekeurd en gedragen door Alrijne Zorggroep, bestaat uit de volgende adviezen:

• Start tijdig met de voorbereiding van de implementatie van HiX 6.2 standaard ccontent
• Kies een gedragen scope (HiX modules) met daarin een basis van noodzakelijke modules. Bepaal in een later stadium tav overige modules of en wanneer deze worden aangeschaft en geïmplementeerd.
• Start direct met het ontwerp en de inrichting van zorgprocessen, gericht op kwalitatief beter en standaard gebruik van HiX en eenduidige vastlegging van informatie in HiX.
• Het is noodzakelijk om de zorgprofessionals te betrekken in werkgroepen, vanaf het moment van het zorgprocesontwerp.
• Benoem key-users en proceseigenaren die de belangen van de vakgroepen kunnen vertegenwoordigen en die een brug vormen tussen project en zorgorganisatie.
• Start daarnaast met de invulling van de randvoorwaarden op het gebied van Infrastructuur en beheer. Dit betekent een migratie naar een HiX hosting leverancier en een in stappen te verbeteren (functioneel) beheer organisatie gericht op proactief advies, services en proces optimalisatie.
• Borg door middel van een integrale programma aanpak (governance) dat gerelateerde projecten en programma’s volgens dezelfde principes bijdragen aan de resultaten.