De uitdaging
Ymere wil haar ICT-dienstverlening verbeteren, haar IT kosten flexibeler maken en meer focus leggen op haar corebusiness. Vanuit de opnieuw gedefinieerde sourcingstrategie blijkt dat hier invulling aan kan worden gegeven door samenwerking met gespecialiseerde IT- dienstverleners. Hier kan analogie worden gevonden met een succesvol samenwerkingsmodel met co-makers in het domein Vastgoedbeheer. Co-making kenmerkt zich in dit model door het opzetten van een samenwerkingsverband waarbij alle partijen bijdragen aan het realiseren van gezamenlijke doelstellingen.
Zo ontstaat een ecosysteem van partijen die, ieder vanuit hun eigen perspectief, zichzelf en elkaar versterken. Contracten spelen in dit model een ondergeschikte rol, het belangrijkste is dat partijen elkaar succesvol willen maken. In de gezamenlijke doelstellingen voor ICT staan de verdere standaardisering, schaalbaarheid en modernisering van het applicatielandschap middels ver-SAAS-ing en uitbesteding van de ICT-infrastructuur centraal.
“Een schaalbare en moderne ICT-infrastructuur zorgt ervoor dat wij onze klanten sneller en beter kunnen helpen.”
De aanpak
De selectie is uitgevoerd op basis van de principes van Best Value Procurement (BVP). BVP leidt tot een verschuiving van ‘controleren en beheersen’ door de opdrachtgever naar ‘loslaten en vertrouwen’, van ‘sturen door de opdrachtgever’ naar ‘laten leiden door de opdrachtnemer’. Deze methode zet leveranciers, de aanstaande co-makers, dan ook in hun kracht, doordat zij tijdens het BVP traject moeten aantonen dat zij de meest geschikte expert voor de gevraagde dienstverlening zijn.
Een goed voorbeeld hiervan betreft het startpunt van de selectie. De selectie is namelijk gestart met een functionele vraag (ipv technische requirements) aan de potentiële co-makers. Aan de co-makers is gevraagd hun beste oplossing voor de functionele vraag aan te bieden. BVP zet de opdrachtnemer ‘in the lead’. Co-makers krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Hun voordeel: beperkte kosten in de aanbestedingsfase en meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van hun concurrenten.
Met een gemengd team van Ymere en Eraneos, zijn de BVP stappen Voorbereiding en Beoordeling doorlopen. Dit gebeurde met een scrum-aanpak waarin alle betrokken Ymere disciplines vertegenwoordigd waren. In sprints van drie weken stelde het team de aanbestedingsdocumenten op en werden de diverse activiteiten in het kader van de selectie, zoals het beoordelen van inschrijvingen en het houden van interviews, uitgevoerd.
Tijdens de derde BVP fase, de concretisering, werd de beoogde co-maker, KPN toegevoegd aan het team. In diverse streams is in deze fase gewerkt aan de uitleg en de verdieping van de aanbieding terwijl het vormgeven van de samenwerking, de verificatie en het opstellen van de contractdocumenten parallel plaatsvonden. Belangrijk hierbij was dat de Co-maker KPN in de lead was voor het realiseren van de contracten. Dit zette hen direct in de rol als specialist. Parallel aan de selectie heeft het ontwerp en implementatie van de Ymere regie-organisatie plaatsgevonden. Deze is er primair op gericht de sturing op vraag en aanbod van ICT-diensten op een professionele manier in te richten.
Woningcorporatie Ymere is werkzaam in de Metropoolregio Amsterdam (Amsterdam, Almere, Haarlem, Haarlemmermeer en Weesp). Met ruim 900 betrokken medewerkers werkt Ymere aan goede en betaalbare huisvesting. Ymere heeft 70.000 sociale huurwoningen in deze regio voor mensen met een bescheiden inkomen. Het is Ymere’s taak ervoor te zorgen dat deze woningen in goede staat zijn en passen bij de wensen en financiële mogelijkheden van haar (toekomstige) huurders. Ymere vindt het belangrijk dat haar huurders tevreden zijn over hun woning én over de dienstverlening van Ymere. Daarom werkt zij continu aan het verbeteren van de kwaliteit van haar woningen, aan de diversiteit van haar woningaanbod, aan nieuwe vormen van verbinding en werkt Ymere samen in haar wijken. Dit doet Ymere in overleg én samen met haar huurders en partners in de wijk, zoals gemeenten en Ymere’s co-makers.
Het resultaat
Door de uitbesteding van de ICT-dienstverlening aan KPN krijgt Ymere toegang tot een schaalbare en gemoderniseerde ICT-infrastructuur. De schaalbaarheid leidt tot meer flexibiliteit van de ICT kosten. Daarnaast wordt een kostenvoordeel behaald door de inzet van gestandaardiseerde KPN-diensten en het uitnutten van de grotere omvang van KPN, wat leidt tot een efficiency voordeel. KPN draagt zorg voor de continuïteit van de ICT- dienstverlening en Ymere kan zich meer focussen op zijn core processen en het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van ICT-diensten.
Samen werken aan een duurzame verandering?
