De uitdaging
In 2017 fuseerde Parnassia Groep met Antes. Na de fusie benaderde de organisatie Eraneos, destijds nog Quint, om de versnipperde data-afdelingen samen te voegen. Bovendien moest er een organisatiebrede datastrategie komen. Samen met Eraneos formuleerden het management en de data-afdelingen een visie, een strategie en een roadmap. Centraal hierbij stond de vraag: welke datadiensten heeft de organisatie de komende jaren nodig? Vervolgens werd gekeken hoe deze diensten gerealiseerd konden worden. Ofwel: wat heeft de organisatie hiervoor nodig aan processen en systemen? En hoe zit het met het personeel?
Het voornaamste doel was om de basis te leggen voor een consistente, juiste en vooral herleidbare managementinformatievoorziening. Het resulterende strategiedocument bevatte de benodigde ingrediënten om een dataplatform neer te zetten, de juiste mensen te werven en een regie-organisatie op poten te zetten. Na afronding van deze eerste fase werd het tijd om de strategie uit te voeren. Opnieuw klopte Parnassia aan bij Eraneos.
Opstellen van een door klanten en medewerkers gedragen strategie en roadmap ten aanzien van bedrijfsinformatie en data science.
De aanpak
In deze tweede fase stond de oprichting van een Data Competence Center (DCC) centraal. Op die manier werd de versnipperde datakennis gebundeld, van organisatie tot aan techniek. Parnassia stuurde al top-down op een aantal KPI’s, zoals kosten, bezetting en in- en uitstroom. Probleem was dat de definitie van deze KPI’s niet hetzelfde was voor alle zorgmerken. Want wat is een cliënt? Wat is een bed? Wat is de oppervlakte van een bed? En wat valt er onder het financieel resultaat?
Parnassia besloot daarom organisatiebrede definities in te voeren. Deze stroomlijning zorgde voor consistente en herleidbare data. Dit maakt het een stuk makkelijker om de onderlinge prestaties van de zorgmerken goed te meten en te vergelijken.
De Parnassia Groep biedt specialistische hulp voor alle psychische problemen. De organisatie bestaat uit verschillende zorgmerken die zijn onderverdeeld in kleinschalige teams. De onderdelen werken intensief samen, door onderling kennis te delen, maar ook doordat specialisten van verschillende zorgmerken gezamenlijke teams vormen, denk hierbij aan levenslooppoli’s en wijkteams. Met wetenschappelijk onderzoek, professionele ontwikkeling via haar eigen academie en de ontwikkeling en innovatie van nieuwe behandelmethoden verlegt de Parnassia Groep grenzen en ontdekt ze nieuwe mogelijkheden om de kwaliteit en toegankelijkheid van de geestelijke gezondheidszorg in Nederland vooruit te helpen. Want de behandeling van psychische problemen kan altijd beter.
Het resultaat
Binnen de zorgsector ontwikkelt Nictiz, het Nationaal ICT-instituut in de Zorg, de standaarden voor de digitale informatievoorziening. Deze dekten echter niet de hele informatiebehoefte van Parnassia. Daarom werd er flink wat tijd uitgetrokken om tot een passende set standaarden te komen. Uiteraard moesten deze aansluiten bij de wensen van het management. Het resultaat was een set organisatiebrede en herleidbare standaarden die de consistentie in de stuurinformatie van de organisatie waarborgen.
Vernieuwd dataplatform met duidelijke dashboards
Ook het dataplatform van Parnassia ging op de schop. De organisatie gebruikte eerst drie verschillende BI-tools. Na onderzoek bleek PowerBI de beste keuze. Het is de bedoeling dat het dataplatform in de toekomst in de cloud wordt geplaatst. Voorlopig draait het platform echter nog op de eigen servers van Parnassia, die hiervoor zeer geschikt zijn. Op die manier heeft de organisatie de tijd om tot een goede businesscase te komen, voordat ze definitief overstappen naar Azure.
Op het dataplatform staan de herleidbare en organisatiebrede data in overzichtelijke dashboards. Bestuurders en afdelingen hebben, op basis van hun functie en verantwoordelijkheden, toegang tot de nieuwe dashboards. Zo ziet iedereen hoe zijn of haar merk of team presteert. Het gloednieuwe DCC nam de opzet en inrichting van het platform voor zijn rekening. Eraneos begeleidde de medewerkers bij het opzetten van de architecturen, de DMBOK-processen en de aanvraag-, ontwikkel- en leverprocessen.
Andere mijlpalen
- Omdat informatie nu herleidbaar is, kan het ook voor audits worden gebruikt. Accountants zien immers duidelijk waar de informatie vandaan komt.
- Er is een data regie board ingevoerd dat de belangrijkste dataontwikkelingen prioriteert.
- Het DCC-team is verder opgeleid en versterkt
- Binnen de processen is er verder aandacht besteed aan het opzetten en verstevigen van de datakwaliteit, privacy en security.
Samenvatting
Eraneos adviseerde en begeleidde Parnassia Groep, een van de grootste GGZ-instellingen in Nederland, bij de ontwikkeling en uitvoering van hun datastrategie. We hielpen de organisatie om een Data Competence Center (DCC) op te zetten en te bemensen. Ook begeleidden we de standaardisering van definities. Parnassia beschikt nu organisatiebreed over consistente en herleidbare informatie, wat voor continuïteit zorgt.
Bovendien hielpen we bij de bouw van een nieuw dataplatform en de vormgeving van Power BI-dashboards. Bestuurders en afdelingen hebben zo inzicht in de prestaties van hun teams. Ook stelden we samen met Parnassia een meerjaren-roadmap op. Hierin staan meerdere mijlpalen die stapsgewijs worden gerealiseerd.
Samen werken aan een duurzame verandering?
