Het faciliteren van de digitale transformatie van Artsen zonder Grenzen

MSF

Het faciliteren van de digitale transformatie van Artsen zonder Grenzen

Ondersteuning van een soepele overstap van de bedrijfssoftware van Oracle naar Microsoft Dynamics. Optimalisatie van de end-to-end processen van vijf afdelingen.

De uitdaging

AzG wil de kernprocessen verder optimaliseren. Er is behoefte om de verouderde Enterprise Resource Planning Systeem (ERP) -omgeving van Oracle te vervangen door software van Microsoft Dynamics. De implementatie geeft ook de kans om de de end-to-end processen van de afdelingen HR, Logistiek, Finance, Operations en Shared Management Processes verder te digitaliseren. AzG heeft voor de implementatie van de software een partij uit India gecontracteerd. De achterliggende doelstelling van de hele overgang naar Microsoft Dynamics is om een tijd- en kosten winst van 30% te behalen. De ervaring leert dat het implementeren van een nieuw ERP-systeem complex is en kan mislukken door niet- adequaat (project)management. Daarom is Eraneos gevraagd om het project te begeleiden.

“De ervaring leert dat het implementeren van een nieuw ERP-systeem complex is en kan mislukken door niet- adequaat (project)management.”

De aanpak

Om de implementatie aan de kant van AzG soepel te laten verlopen, is er een aantal dingen anders ingericht. Uitgangspunt hierbij is een meer lean-benadering van de overgang. Bijvoorbeeld door het aanstellen van één verantwoordelijke per afdeling (in plaats van drie) die de implementatie op afdelingsniveau leidt. Daarnaast is er per afdeling een governance opgesteld – en gehandhaafd – zodat beslissingen sneller en beter werden genomen. Ook zijn de afdelingen aan elkaar gekoppeld zodat ze overstijgende problemen nu zelf kunnen oplossen. Behalve de kernprocessen, werden ook de planning en de scope aangepakt en meer lean gemaakt. De scope is versimpeld en de test- en acceptatieperiode herzien.

De teams van experts van AzG werken dag en nacht om mensen in crisissituaties te helpen. Van de chirurg in het veldhospitaal tot aan de fondsenwerver op straat. Medisch, menselijk en kritisch. AzG biedt medische noodhulp in conflictgebieden, bij natuurrampen en uitbraken van dodelijke ziektes. Als AzG onrecht ziet zal de wereld het weten. AzG sluit niemand uit en laat zich niet tegenhouden. AzG is en blijft onpartijdig, deskundig en doeltreffend. Dat maakt het verschil tussen leven en dood. AzG is opgericht in 1971 en won in 1999 de Nobelprijs voor de Vrede.

Het resultaat

De medewerkers van AzG hebben de transitie van Oracle naar Microsoft Dynamics ervaren als een uitdaging. Het implementatie-team heeft desondanks altijd de overtuiging gehad dat dit grote project tot een goed einde zou worden gebracht. De lean-wijze van implementeren heeft het team als prettig ervaren. De nieuwe software is inmiddels live. Er zijn geen grote bugs ontdekt en AzG is opgelijnd voor invoering van een Agile DevOps “continuous improvement” opzet voor het vervolg van het traject. Samen met Eraneos heeft AzG het budget naar realistisch niveau bijgesteld en vervolgens het project binnen budget opgeleverd. Al met al zijn alle afdelingen beheerst live gegaan in de nieuwe omgeving.

Samen werken aan een duurzame verandering?