De uitdaging
Voor de continuïteit van de ICT-dienstverlening was modernisering van het systeem voor IT Service Management noodzakelijk. Dit bood de kans om de dienstverlening te standaardiseren en te stroomlijnen én nog veiliger te maken. Een belangrijke opgave was om in relatief korte tijd de gebruikers te betrekken, vast te stellen wat zij minimaal nodig hadden en voor te bereiden op een gestandaardiseerde werkwijze. Het gehele project werd uitgevoerd midden in de coronapandemie, waardoor bijvoorbeeld de meeste vergaderingen en alle opleidingen online moesten plaatsvinden. De belangrijke uitdagingen bij de realisatie:
- vaststellen wat minimaal noodzakelijke functies zijn;
- vinden van mogelijke verbeteringen van de bestaande werkwijze;
- optimaal gebruik maken van de functionaliteiten die een standaard systeem bieden.
Het fundament is gelegd voor de doorgroei naar alle servicemanagement- en regieprocessen inclusief de samenwerking met de markt.
De aanpak
Het project is uitgevoerd conform het principe ‘Agile waar het kan en Prince2 waar het moet’. Dit laatste vanwege de stringente eisen aan projectmanagement binnen Defensie. Er werden drie teams samengesteld die verantwoordelijk waren voor respectievelijk de hosting, de configuratie en de implementatie van het systeem. Deze teams werkten onder architectuur en voerden het lange termijnplan uit, dat voldoende ruimte gaf om situationeel te acteren.
Tijdens de laatste fase van de implementatie werd gewerkt op basis van BusDevOps. Dit zorgde dat de gebruikers echt op dagbasis betrokken waren bij het optimaal configureren van het systeem en de bijbehorende data. Er is daarbij gekozen om maximaal gebruik te maken van de standaard beschikbare functionaliteiten, zodat het mogelijk was om de implementatie te versnellen, het onderhoud zo laag mogelijk te houden én optimaal te kunnen profiteren van het platform.
Defensie beschermt wat ons dierbaar is. Militairen verdedigen Nederland, haar belangen en bevriende landen. Ze komen op voor anderen en ondersteunen bij rampen. Zo draagt Defensie bij aan vrede, vrijheid en veiligheid in de wereld. Bij Defensie werken ruim 68.000 militairen, burgers en reservisten. In een tijd van toenemende digitalisering is informatietechnologie (IT) voor Defensie van levensbelang. De veiligheid en flexibiliteit van Defensiepersoneel in Nederland en daarbuiten zijn hiervan mede afhankelijk. Het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) is hét IT-bedrijf van Defensie. JIVC valt onder de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Het resultaat
Defensie heeft zelf de beschikking over het platform van ServiceNow. Hiermee is het fundament gelegd voor de doorgroei naar alle servicemanagement- en regieprocessen inclusief de samenwerking met de markt.
De implementatie heeft bovendien het vertrouwen gegeven om IT standaard diensten in de organisatie te implementeren. Dit is een belangrijke pijler onder de implementatie van de digitale strategie van het Ministerie van Defensie.
Samen werken aan een duurzame verandering?
