Pragmatisch veranderen met behulp van Obeya en Kaizen bij Rijnstate

Over Rijnstate

Rijnstate is een toonaangevend STZ ziekenhuis met vestigingen in Arnhem, Zevenaar en Velp. Rijnstate biedt patiënten hoogwaardige diagnostiek, behandeling en zorg. Door onderwijs en hoogwaardige wetenschappelijk onderzoek draagt Rijnstate bij aan het welzijn van de inwoners in haar verzorgingsgebied en daarbuiten.

De Uitdaging

Het Service Centrum Informatie en Medische Technologie (IMT) is ontstaan door het samenvoegen van verschillende disciplines. IMT heeft zich tot doel gesteld aan te sluiten bij de ziekenhuisbrede ambitie om wendbaar, efficient en innovatief te zijn. IMT wil daarom haar werkwijze (met name bij IMT-brede processen) harmoniseren, onderlinge samenwerking bevorderen en een open, actiegerichte cultuur stimuleren.

De Aanpak

Op basis van een kwalitatieve en kwantitatieve nulmeting zijn samen met het MT de transformatie- en verbeterdoelen bepaald. Kaizen (gestructureerde problem-solving) en Obeya zijn gekozen als middelen om deze doelen te realiseren en te besturen.

In kleine verbeterteams, bestaande uit medewerkers van IMT zijn, onder begeleiding van Quint, verbeteringen geïdentificeerd en doorgevoerd in het incident en change proces. Hierbij zijn interne coaches opgeleid om ook na afloop van het traject Kaizens te kunnen blijven uitvoeren.

Tegelijkertijd is, samen met het MT, een Obeya ingericht. In deze Obeya is alle belangrijke stuurinformatie van IMT gevisualiseerd; van rapportages over de operationele processen tot projecten en resultaten vanuit de Kaizens. Het MT is meegenomen in nut en noodzaak van dit gezamenlijke mechanisme en heeft, onder begeleiding van Quint, in korte tijd een eerste werkende versie gerealiseerd.

Het Resultaat

De Obeya, die centraal en open op de afdeling voor iedereen toegankelijk is, heeft gezorgd voor een cultuurverandering binnen IMT. Medewerkers en MT-leden zoeken elkaar vaker op, weten elkaar te vinden en vragen elkaar makkelijker om hulp. Daarnaast leidt de transparantie over voortgang, resultaten en knelpunten tot meer samenhang in de afdeling. Er wordt continu verbeterd, zowel op het niveau van de Obeya als door de verbeterteams die aan de slag gaan met Kaizens om problemen op te lossen. De vergadertijd wordt effectiever benut, omdat het visueel hebben van de feitelijke informatie ervoor zorgt dat het juiste gesprek plaatsvindt. Regelmatig sluit een medewerker vanuit een bepaalde inhoudelijke expertise aan om een bijdrage te leveren aan dit gesprek. Daarnaast blijkt de Obeya een prima alternatief voor kwartaalrapportages met de Raad van Bestuur.