De uitdaging
Woonbron heeft op basis van haar missie een digitale strategie en een sourcing strategie opgesteld. Zij heeft daarbij de conclusie getrokken dat haar digitale doelstellingen bereikt kunnen worden door verdere ontwikkeling van de afdeling Informatisering & Automatisering en het uitbesteden van bepaalde IT-activiteiten. Woonbron heeft daarbij besloten om:
- telefonie en systeem- en netwerkbeheer uit te besteden aan voorkeursleveranciers
- technisch applicatiebeheer en databasebeheer uit te besteden via een marktuitvraag
- ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging uit te besteden in de vorm van een knowledge-as-a-service
Daarbij was het van belang dat er bij de overgang van beheer organisatie naar regie organisatie geen bestaande dienstverlening tussen wal en schip zou vallen.
“Eraneos heeft ons op professionele wijze geholpen om de sourcing strategie tot uitvoering te brengen, strak georganiseerd, van hoge kwaliteit, prettig en met scherpte.”
Onze aanpak
Eraneos heeft Woonbron ondersteund bij de verschillende trajecten. Hiervoor heeft Eraneos de workshops gefaciliteerd om een sourcing strategie te helpen opstellen die aansluit bij de missie en digitale strategie van Woonbron. Voor de uitbestedingen naar de voorkeursleveranciers heeft Eraneos geholpen bij het concretiseren van de scope van de uitbesteding. Hiervoor hebben verschillende workshops plaatsgevonden met afgevaardigden van zowel Woonbron als de leveranciers.
Daarnaast heeft Eraneos de twee marktuitvragen begeleid in de vorm van een “request for proposal” traject. Als basis voor de uitvraag van technisch applicatiebeheer en databasebeheer heeft Woonbron een applicatie roadmap en -inventarisatie opgesteld. Deze vormden de basis voor de scope van de uitvraag, waarbij in de aanpak elementen van “best value procurement” gebruikt zijn.
Voor de ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging is in overleg met Woonbron gekozen voor een uitvraag naar “knowledge-as-a-service” in de vorm van ciso-as-a-service. Op deze wijze is Woonbron niet afhankelijk van één persoon wat het geval zou zijn bij detachering van een (deeltijds-)functie. Eraneos heeft met de bestaande I&A teams de workshops en interviews gehouden om in kaart te brengen welke van de huidige activiteiten mogelijk tussen wal en schip zouden vallen. Voor deze activiteiten die niet pasten bij de regie organisatie of de nieuwe uitbestedingspartners is een intern transitieplan opgesteld en tot uitvoering gebracht.
Voor alle trajecten heeft Eraneos ondersteuning geboden bij de voorbereiding van de interne besluitvorming door onder andere te helpen met het opstellen van de kwalitatieve en financiële aspecten van de business case en de besluitvormingsdocumenten. Tenslotte, heeft Eraneos interactieve, online workshops over regie gefaciliteerd als onderdeel van de overgang naar regie organisatie. Hierbij is continu een connectie gemaakt tussen theorie en praktijk en is ook aandacht besteed aan de gedragscomponenten van regie.
Woonbron is een wooncorporatie met 45.000 woningen en 4.000 overige vastgoed eenheden in Rotterdam, Nissewaard, Delft en Dordrecht. Wonen is een basisbehoefte. Woonbron zorgt voor goed en betaalbaar wonen voor huishoudens met een smalle beurs. Kwetsbare mensen kunnen op Woonbron rekenen. Woonbron zorgt in gevarieerde wijken voor passende huisvesting voor hen die het nodig hebben. Voor haar bewoners is zij partner in prettig wonen. Vandaag voor morgen. Resultaten boekt Woonbron niet alleen. Prettig wonen bereikt ze in samenwerking met haar klanten, met gemeenten en al die partijen die werkzaam zijn in de wijk. Woonbron streeft ernaar haar klanten een woning te bieden die qua grootte, prijs en buurt bij hen past Woonbron werkt op een zakelijke en daadkrachtige manier. Dit doet ze altijd vanuit haar sociale hart. “Wij zijn thuis in onze wijken.” De gebouwen en woningen van Woonbron zijn schoon, heel en veilig. Woonbron blijft haar woningen verbeteren door onderhoud, duurzaamheidsmaatregelen, renovatie en soms door nieuw te bouwen. Zo kan ze betaalbaar wonen blijven garanderen. Dat is en blijft de kerntaak.
Het resultaat
Woonbron heeft leveranciers geselecteerd die de komende jaren de IT-diensten op een professionele wijze kunnen leveren om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast heeft Woonbron de interne veranderingen doorgevoerd om zich verder te kunnen ontwikkelen als regie organisatie. Daarbij kan Woonbron zich meer richten op haar kernactiviteiten en wordt meer ruimte vrijgemaakt voor wendbaarheid en innovatie.
Samen werken aan een duurzame verandering?
