Customer Success

Vergroten van het succes van Shared Service Centrum Ons bij de implementatie van een uitbesteding op ICT, Inkoop, Contractmanagement of HR Service activiteiten

DE OPDRACHT

Het opstellen van een transitiehandboek op basis van Quint’s Best Practices welke inzicht en richting geeft in de uit te voeren activiteiten gedurende een transitie. Met als doel het vergroten van het succes van SSC-Ons bij de implementatie van een uitbesteding op ICT, Inkoop en Contractmanagement of HR Service activiteiten.

“Quint heeft Ons op het goede spoor gezet!”

André Harsevoort, Manager HR Service, Shared Service Centrum Ons

140

medewerkers

6

gemeenten en provinciën als afnemer

4000+

afnemers

Over Shared Service Center Ons (Overheid eN Service)

Ons is initieel een samenwerkingsverband van de gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel. Deze organisaties werken al langer samen en hebben in 2012 besloten om gezamenlijk een Shared Service Centrum bedrijfsvoering op te richten. Vanaf 1 juli 2014 was het Shared Service Centrum Bedrijfsvoering Zwolle-Kampen-Overijssel een feit. De organisatie bestaat uit een kleine honderd medewerkers die zorgen voor ICT Beheer, Inkoop en contractmanagement en HR Service. De gemeenten Zwolle, Kampen, Provincie Overijssel, Gemeente Westerveld, Gemeente Dalfsen en ZWL worden momenteel door Ons bediend en zijn tevens partner van Ons.

De Uitdaging

Ons is een Shared Service Center dat voor meerdere gemeenten in de regio Zwolle diensten als ICT Beheer, Inkoop en contractmanagement en HR Service levert. Ons groeit doordat meerdere gemeenten willen toetreden en gebruik willen maken van haar diensten. Wanneer een gemeente toetreedt wordt deze ook partner/aandeelhouder van Ons. Dat heeft allerlei financiële, organisationele en IT-gerelateerde gevolgen voor zowel beide organisaties als de medewerkers van deze organisaties. Ons heeft Quint gevraagd om te helpen bij het opstellen van een transitiehandboek wegens haar expertise op het gebied van uitbestedings-, governance en regievraagstukken. Zodoende heeft Quint in samenwerking met Ons een voorbeeld transitiehandboek opgesteld dat Ons naar eigen wens kan invullen voor haar komende transities en handvatten heeft gekregen het handboek in eigen beheer verder te ontwikkelen

De Aanpak

Allereerst heeft Quint in een workshop met Ons de fasering en de best practices de governance en overname van medewerkers doorgenomen. In vervolg hierop is een inhoudsopgave van expertise een transitiehandboek opgesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van de reguliere fasering bij een Europese aanbesteding en de verschillende aspecten vanuit Quint’s aspectenmodel. Per fase/aspect zijn de uit te voeren activiteiten en op te leveren ‘deliverables’ geïnventariseerd. Hierbij richtte Quint zich specifiek op de Governance en HR aspecten. Ons richtte zich op de overige aspecten. Met dit transitiehandboek is beoogd een voorbeeld handboek te leveren aan Ons, met als doel dat Ons dit voorbeeld kan gebruiken om een volledig op de situatie aangepast en gedetailleerd transitiehandboek te creëren voor haar komende transities.

Het Resultaat

Het resultaat betreft een verzameling van best practices gebundeld in een transitiehandboek. Hiermee wordt het enerzijds mogelijk de transitie op de juiste wijze voor te bereiding anderzijds is het ook een middel om de verwachtingen van Ons en een klant met elkaar af te stemmen. Het opgeleverde voorbeeld transitiehandboek bestaat uit de 5 fasen bij uitbesteding waarbij per fase de 6 aspecten bij sourcing uitgewerkt zijn. Door in het vervolg het transitiehandboek te gebruiken, zal Ons zich verder professionaliseren en het transitiehandboek steeds beter worden. Op deze manier heeft Quint een mooie bijdrage kunnen leveren aan een goede start van Ons dienstverlening bij zijn klanten.

Hoe kunnen wij u helpen?

Digitale Strategie

Een digitale strategie definieert de manier waarop digitalisering en het gebruik van data de klantbenadering en bedrijfsprocessen verbeteren. Daarnaast geeft het richting aan de ontwikkeling en het…

Meer informatie

IT & Sourcing Governance

Quint beschouwt de IT-voortbrengingsketen als een integraal onderdeel van de waardeketen van een klant in plaats van een IT-waardeketen op zichzelf die diensten levert aan de business. Dit betekent…

Meer informatie

Sourcing Advisory

Sourcing met oog voor mensen, processen en technologie is onontbeerlijk om in de digitale wereld concurrerend te blijven. Met een goede sourcingstrategie wordt het maximale uit de eigen capaciteiten…

Meer informatie

Enterprise Cloud

Met een effectieve hybrid cloudstrategie kunnen organisaties de optimale cloudmix kiezen en zo de maximale voordelen behalen tegen aanvaardbare risico’s en kosten. Wat precies de optimale cloudmix…

Meer informatie
Klantverhalen

Dare to Challenge

  • NIBC

    Succes met Digitale Transformatie bij NIBC Bank

    Lees meer
  • RDW

    Succes met transformatie naar Agile bij RDW

    Lees meer
  • Sanquin

    Succes met Governance, Risk & Compliance bij Sanquin

    Lees meer
  • Stedin

    Succes met DMBOK en Data Management bij Stedin

    Lees meer