Assisteren van APG bij de selectie van een toekomstbestendige softwareoplossing voor beleids- en vermogensbeheer

De uitdaging

Nu de hoofdlijnen van de Wet Toekomst Pensioenen duidelijk zijn, maakt APG zich gereed voor het nieuwe pensioenstelsel. Hiervoor was APG op zoek naar een solide en voldoende schaalbaar Defined Contribution (DC) software oplossing. Om tot een solide pensioenadministratie te komen heeft APG aan Eraneos gevraagd een sourcing strategie op te stellen, en haar te adviseren en ondersteunen bij de inkoopprocedure, tot en met de selectie van een voorkeursleverancier en –oplossing van een dergelijke oplossing. Bovendien wenste APG de oplossingen uit de markt (‘buy’, ’ally’) te vergelijken met de interne oplossing van de interne leverancier (‘make’). Verder was de wens van APG om een beproefd open, schaalbaar, kosteneffectief digitaal platform te selecteren, waarmee zij haar pensioenfondsen in staat stelt hun deelnemers in hun eigen taal en op ieder gewenst moment inzicht te geven in hun keuzes en pensioeninkomen voor later.

De aanpak

Voor de invoering van de Wet Toekomst Pensioenen (‘eerder bekend als het Nieuwe Pensioen Contract’) heeft APG een programma ingericht dat regie voert over de benodigde activiteiten. Deze structuur was gebaseerd op dynamische en compacte werkstromen, die gericht zijn op specifieke aandachtsgebieden. Het Eraneos-team was onderdeel van de werkstroom die verantwoordelijk is voor het selecteren van een voorkeursleverancier voor de softwareoplossing voor de toekomstige polis- en kapitaaladministratie.

De aanpak van Eraneos was gebaseerd op haar best practice voor sourcing trajecten, met als eerste stap het opstellen van een sourcing strategie. Vervolgens is op basis van de daarin vastgestelde doelstellingen, scope en randvoorwaarden een selectietraject uitgevoerd. Hierbij is op basis van relevante marktkennis een schriftelijke marktverkenning uitgevoerd onder potentiële leveranciers die heeft geleid tot een longlist van potentiële leveranciers (extern).

Alle leveranciers op de longlist hebben een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan de Request for Information. De Request for Information werd zo breed in de markt uitgezet vanwege de complexiteit, de omvang en het strategisch belang van de opdracht, maar ook vanwege de verschillende typen voorhanden softwareoplossingen in de markt en de verschillen in aard en volwassenheid van marktpartijen. Bovendien wenste APG de oplossingen uit de markt (‘buy’, ’ally’) te vergelijken met de interne oplossing van de interne leverancier (‘make’).

Op basis van de ontvangen informatie zijn drie partijen geselecteerd die deel mochten nemen aan de finale selectie. Deze finale selectie bestond uit drie werkvormen, namelijk een Proof of Concept, een Due Diligence en een offerte op basis van een uitgebreide Request for Proposal. Deze fase is gestart met het uitvoeren van een Due Diligence en een Proof of Concept. Deze afwijkende volgorde is gekozen om voorafgaand aan de offerte inzicht te krijgen in de mate waarin de aangeboden software oplossing al voldoet aan de gestelde functionele en technische eisen, en om te toetsen of er met de leverancier tot een succesvolle samenwerking gekomen zou kunnen worden.

In de Due Diligence is o.a. een toets op de juistheid van de Request for Information beantwoording gedaan en is inzicht verkregen in (latente) risico’s. De onderzoeksmethoden waren een referentenonderzoek, een software audit door een onafhankelijke partij en inhoudelijke interviews met APG en de leveranciers. Parallel aan de Due Diligence is de werking van de software beproefd d.m.v. een Proof of Concept, die gelijktijdig met de drie shortlist leveranciers is uitgevoerd. De Proof of Concept is agile uitgevoerd, met sprints die werden afgesloten met sprint reviews.

De Request for Proposal (offerte) is verrijkt met de bevindingen uit de Due Diligence en de Proof of Concept en vervolgens toegestuurd aan de drie shortlist leveranciers. Middels schriftelijke vragenrondes en een interviewronde hebben de leveranciers de kans gekregen om informatie te vergaren om daarmee de best mogelijke offerte voor APG op te stellen.

De drie werkvormen hebben in samenhang geleid tot een eindbeoordeling van de aangeboden software oplossingen en de cultural fit met de leveranciers. Op basis hiervan is het eindadvies voor de voorkeursoplossing opgesteld. Vervolgens heeft de OR van APG positief geadviseerd en heeft de rvb van APG besloten om met één leverancier de contractonderhandelingen te starten.

Zowel de RfI fase als de RfP fase zijn geaudit door de interne auditors van APG en een externe, onafhankelijke auditor (totaal vier audits). In beide fasen zijn geen noemenswaardige aandachtspunten door de auditors vastgesteld. De auditors waren positief over het zorgvuldig en transparant doorlopen proces.

Het resultaat

In het selectietraject zijn alle doelstellingen uit de sourcing strategie, voor de doorlopen fase, behaald:

Met het succesvolle selectietraject is de basis gelegd voor de volgende fases die zullen worden uitgevoerd, te weten ‘Contractering’ en ‘Realisatie en implementatie’.