Customer Success

Succesvolle voorbereiding voor de Wet Toekomst Pensioenen bij APG

DE OPDRACHT

Quint heeft pensioenuitvoerder APG begeleid bij de selectie van een toekomstvaste software oplossing voor de polis- en kapitaaladministratie. De oplossing dient geschikt te zijn voor uitvoering van de Wet Toekomst Pensioenen. Het traject bestond uit het uitvoeren van een ICT impactanalyse, het opstellen van een sourcing strategie, het uitvoeren van een marktverkenning, een Request for Information selectietraject en een Request for Proposal offertetraject, inclusief Proof-of-Concept en Due Diligence. Het traject heeft geleid tot een voorkeursoplossing, positief OR advies en RvB besluit.

“Dankzij de professionele en tijdige selectie van een toekomstig platform voor de polis- en kapitaaladministratie gaat APG vol vertrouwen de uitdaging aan om tijdig de invoering van Wet Toekomst Pensioenen te realiseren. ”

4.8

Miljoen deelnemers

600

Miljard euro aan activa onder beheer

3000+

Medewerkers

Over APG

Elke dag opnieuw wordt er bij APG gewerkt aan iets waar miljoenen Nederlanders ooit mee te maken krijgen, of nu al mee te maken hebben: pensioen. APG streeft daarbij naar het realiseren van een zo goed mogelijk pensioen voor elke ingelegde euro voor alle deelnemers, werkgevers en pensioenfondsen. APG werkt samen aan een duurzame toekomst waarin niet alleen oog is voor welvaart, maar ook voor welzijn. Bij APG gaat pensioen over mensen, over leven en samenleven. Zodat iedereen, wij, onze ouders en onze kinderen een goed inkomen hebben. Nu, straks en later.

Als grootste pensioenuitvoerder van Nederland verzorgt APG het pensioen voor 4,8 miljoen deelnemers. APG verzorgt bestuursadvisering, vermogensbeheer, pensioenadministratie, pensioencommunicatie en werkgeversdiensten. APG werkt voor pensioenfondsen en werkgevers in de sectoren onderwijs, overheid, bouw, schoonmaak, woningcorporaties, sociale werkvoorziening, medisch specialisten en architectenbureaus. APG beheert circa 600 miljard euro pensioenvermogen. Met ongeveer 3.000 medewerkers werkt APG vanuit Heerlen, Amsterdam, Brussel, New York, Hongkong, Shanghai en Beijing.

Op www.apg.nl is meer informatie te vinden over APG.

De Uitdaging

Nu de hoofdlijnen van de Wet Toekomst Pensioenen duidelijk zijn, maakt APG zich gereed voor het nieuwe pensioenstelsel. Hiervoor was APG op zoek naar een solide en voldoende schaalbaar Defined Contribution (DC) software oplossing. Om tot een solide pensioenadministratie te komen heeft APG aan Quint gevraagd een sourcing strategie op te stellen, en haar te adviseren en ondersteunen bij de inkoopprocedure, tot en met de selectie van een voorkeursleverancier en –oplossing van een dergelijke oplossing. Bovendien wenste APG de oplossingen uit de markt (‘buy’, ’ally’) te vergelijken met de interne oplossing van de interne leverancier (‘make’). Verder was de wens van APG om een beproefd open, schaalbaar, kosteneffectief digitaal platform te selecteren, waarmee zij haar pensioenfondsen in staat stelt hun deelnemers in hun eigen taal en op ieder gewenst moment inzicht te geven in hun keuzes en pensioeninkomen voor later.

De Aanpak

Voor de invoering van de Wet Toekomst Pensioenen (‘eerder bekend als het Nieuwe Pensioen Contract’) heeft APG een programma ingericht dat regie voert over de benodigde activiteiten. Deze structuur was gebaseerd op dynamische en compacte werkstromen, die gericht zijn op specifieke aandachtsgebieden. Het Quint-team was onderdeel van de werkstroom die verantwoordelijk is voor het selecteren van een voorkeursleverancier voor de softwareoplossing voor de toekomstige polis- en kapitaaladministratie.

De aanpak van Quint was gebaseerd op haar best practice voor sourcing trajecten, met als eerste stap het opstellen van een sourcing strategie. Vervolgens is op basis van de daarin vastgestelde doelstellingen, scope en randvoorwaarden een selectietraject uitgevoerd. Hierbij is op basis van relevante marktkennis een schriftelijke marktverkenning uitgevoerd onder potentiële leveranciers die heeft geleid tot een longlist van potentiële leveranciers (extern).

Alle leveranciers op de longlist hebben een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan de Request for Information. De Request for Information werd zo breed in de markt uitgezet vanwege de complexiteit, de omvang en het strategisch belang van de opdracht, maar ook vanwege de verschillende typen voorhanden softwareoplossingen in de markt en de verschillen in aard en volwassenheid van marktpartijen. Bovendien wenste APG de oplossingen uit de markt (‘buy’, ’ally’) te vergelijken met de interne oplossing van de interne leverancier (‘make’).

Op basis van de ontvangen informatie zijn drie partijen geselecteerd die deel mochten nemen aan de finale selectie. Deze finale selectie bestond uit drie werkvormen, namelijk een Proof of Concept , een Due Diligence en een offerte op basis van een uitgebreide Request for Proposal.
Deze fase is gestart met het uitvoeren van een Due Diligence en een Proof of Concept. Deze afwijkende volgorde is gekozen om voorafgaand aan de offerte inzicht te krijgen in de mate waarin de aangeboden software oplossing al voldoet aan de gestelde functionele en technische eisen, en om te toetsen of er met de leverancier tot een succesvolle samenwerking gekomen zou kunnen worden.

In de Due Diligence is o.a. een toets op de juistheid van de Request for Information beantwoording gedaan en is inzicht verkregen in (latente) risico’s. De onderzoeksmethoden waren een referentenonderzoek, een software audit door een onafhankelijke partij en inhoudelijke interviews met APG en de leveranciers. Parallel aan de Due Diligence is de werking van de software beproefd d.m.v. een Proof of Concept, die gelijktijdig met de drie shortlist leveranciers is uitgevoerd. De Proof of Concept is agile uitgevoerd, met sprints die werden afgesloten met sprint reviews.

De Request for Proposal (offerte) is verrijkt met de bevindingen uit de Due Diligence en de Proof of Concept en vervolgens toegestuurd aan de drie shortlist leveranciers. Middels schriftelijke vragenrondes en een interviewronde hebben de leveranciers de kans gekregen om informatie te vergaren om daarmee de best mogelijke offerte voor APG op te stellen.

De drie werkvormen hebben in samenhang geleid tot een eindbeoordeling van de aangeboden software oplossingen en de cultural fit met de leveranciers. Op basis hiervan is het eindadvies voor de voorkeursoplossing opgesteld. Vervolgens heeft de OR van APG positief geadviseerd en heeft de rvb van APG besloten om met één leverancier de contractonderhandelingen te starten.

Zowel de RfI fase als de RfP fase zijn geaudit door de interne auditors van APG en een externe, onafhankelijke auditor (totaal vier audits). In beide fasen zijn geen noemenswaardige aandachtspunten door de auditors vastgesteld. De auditors waren positief over het zorgvuldig en transparant doorlopen proces.

Het Resultaat

In het selectietraject zijn alle doelstellingen uit de sourcing strategie, voor de doorlopen fase, behaald:

  • Er is breed naar de markt gekeken en er zijn opties verkend die buiten de comfort zone van de APG-organisatie liggen;
  • Er is een software oplossing geselecteerd die in principe alle klanten van APG kan bedienen;
  • Het toekomstige systeemlandschap is met de nieuwe polis- en kapitaaladministratie in staat om te faciliteren in de deelnemer/werkgever klantreizen binnen het nieuwe pensioenstelsel;
  • Op basis van de implementatie- en migratieplannen en de huidige functionaliteit van de software-oplossing kunnen de eerste WTP-regelingen in het nieuwe systeemlandschap met succes worden uitgevoerd;
  • Bij de (external) audits zijn geen onvolkomenheden in het selectieproces geconstateerd.

Met het succesvolle selectietraject is de basis gelegd voor de volgende fases die zullen worden uitgevoerd, te weten ‘Contractering’ en ‘Realisatie en implementatie’.

OUR CAPABILITIES FOR CHANGE

Hoe kunnen wij u helpen?

CONSULTING

Data & AI

Onze experts op het gebied van artificial intelligence, machine learning en (big) data creëren business value met innovatieve oplossingen om data te activeren.

Meer informatie

Lean Agile Enterprise

Enterprise Agility is een manier van werken en organiseren die een organisatie in staat stelt om snelheid en stabiliteit met elkaar in balans te brengen. Door een strategische focus op operationele…

Meer informatie

Digital Business & Innovation

Beter, goedkoper, sneller of prettiger gaan werken? Als jij het niet doet, doet de concurrent het wel. Wij helpen organisaties bij het ontwikkelen van de digitale strategie en organiseren van de…

Meer informatie
TRAINING

DASA DevOps Fundamentals

De training DevOps Fundamentals zet uiteen wat DevOps inhoudt en hoe het bijdraagt aan het continu realiseren van klantwaarde. DevOps is de werkwijze gericht op het verbeteren van samenwerking,…

Meer informatie

DASA DevOps Professional: Enable and Scale

De DASA DevOps Professional: Enable and Scale (voorheen DevOps Practitioner) training borduurt voort op de basis die is gelegd met de DASA DevOps Fundamentals training. Deze DevOps Professional:…

Meer informatie

Agile & Scrum Foundation

De waarde van werken met Agile en Scrum ligt in opleveren van complexe, producten, diensten en services en het opbouwen van voortschrijdend inzicht door zowel de opdrachtgever als het team dat…

Meer informatie
Klantverhalen

Dare to Challenge

  • Succes bij Alrijne Zorggroep door optimale voorbereiding EPD implementatie

    Lees meer
  • Welzorg

    Succes met Data Activatie bij Louwman/Welzorg

    Lees meer
  • Apotheek Voorzorg

    Succes met een Digital twin en een AI-optimaliserings algoritme voor Apotheek Voorzorg

    Lees meer
  • ITvitae

    Succes met opleidingsprogramma’s voor Data Science en Data Engineering bij ITvitae

    Lees meer
  • Syntrus Achmea

    Succes met digitale strategie bij Syntrus Achmea

    Lees meer